Hva er en varig verdi?

Noe sies å ha varig verdi når det har historisk betydning eller en annen form for verdier som forventes å vare langt inn i fremtiden. Mens mange kunstneriske dokumenter har varig verdi, inkludert kunstneres manifest og litterære verk, blir dette begrepet ofte også brukt om juridiske og forretningsdokumenter. Årsakene til å oppbevare et dokument er forskjellige, men de involverer vanligvis dokumentet som inneholder informasjon som er ny, revolusjonerende eller forventet å være nyttig i fremtiden. I gjennomsnitt er dokumenter med varig verdi mindre enn 5 prosent av alle dokumenter som er laget. Organisasjonene som er ansvarlige for dokumentene, bestemmer normalt ikke hvilke dokumenter som er verdifulle; dette overlates vanligvis til arkivister.

Mange typer dokumenter kan sies å ha varig verdi. Selv om dette uttrykket kan brukes om litterære verk og tegninger, brukes det mer ofte for forretningsdokumenter og juridiske dokumenter. Disse dokumentene blir sjelden plukket ut for verdien rett etter at de er laget. arkivister venter vanligvis flere år på å se hvor utholdende effekten deres er for å avgjøre om disse dokumentene har reell arkivverdi.

Vanlige dokumenter anses ikke å ha varig verdi; bare ekstraordinære dokumenter arkiveres permanent for senere bruk og forskning. Det er mange grunner til at dette kan skje, men det er vanligvis fordi dokumentene inneholder informasjon som er uunnværlig eller revolusjonerende. For eksempel juridiske dokumenter som beskriver en rettsavgjørelse som dramatisk endret hvordan andre domstoler ser på det aktuelle spørsmålet, vil bli ansett å ha varig verdi; juridiske dokumenter om en felles rettssak vil ikke anses å ha varig verdi.

Svært få dokumenter anses å ha varig verdi, fordi de fleste dokumenter detaljerte vanlige hendelser som, selv om de er nyttige for bedriften eller kontoret som lager dokumentene, ikke er nyttige for hele verden. I gjennomsnitt anses mindre enn 5 prosent av alle opprettede dokumenter å ha arkivverdi. Andre dokumenter kan arkiveres av en virksomhet i flere år, men de blir vanligvis ødelagt når de ikke lenger er i bruk. Selv om virksomheten holder dokumentene permanent arkivert, anses de bare for å ha permanent verdi hvis et arkiveringssted er enig om verdien.

Selv om den virksomheten som er ansvarlig for et dokument kan være i stand til å velge det for varig verdi, er dette sjelden. Arkivere er vanligvis ansvarlige for å finne og bestemme hvilke dokumenter som er nyttige for fremtiden. Et team av arkivarer tar vanligvis denne avgjørelsen etter å ha gjennomgått dokumentets informasjon, dets varige effekt og om dokumentet er det første som detaljerer verdifull informasjon. Noen dokumenter som ikke er de første som rapporterer verdifull informasjon, arkiveres, men de blir vanligvis ikke ansett som verdifulle.