Hva er en administrativ assistent?
En administrativ assistent er den personen som gir omfattende ledelsesstøtte, normalt i et bedrifts- eller forretningsmiljø. Han kan jobbe utelukkende for en leder eller tjene et team med utøvende ledere. Jobben hans er mangefasettert og krever vanligvis eksemplariske organisasjonsevner.
Denne stillingen blir tradisjonelt sett oppfattet som å ha betydelig flere plikter og ansvar enn den som en sekretær eller administrativ assistent har. Selv om sekretærkompetanse er viktig for å være en suksessfull administrativ assistent, innebærer jobben generelt å håndtere de daglige forretningsforholdene til den utøvende. Plikter til denne jobben kan også ofte krysse riket til personlig assistanse.
Hovedmålet med en kompetent administrativ administrativ assistent er typisk å få den utøvende virksomheten til å fungere jevnt og effektivt. Dette krever vanligvis utmerkede ferdigheter innen tidsstyring og prosjektprioritering. Den administrerende administrasjonsassistenten har normalt daglig tilgang til sjefens kalender, slik at de kan gjensidig planlegge møter, turer og sosiale avtaler.
En administrativ assistent er vanligvis den første kontakten for den utøvende profesjonelle kommunikasjonen. Han er ofte forbindelsen mellom den utøvende og lavere ledelsen. Når utenforstående klienter eller leverandører krever kontakt med den utøvende, sjekker denne assistenten vanligvis telefonsamtaler, e-post, uplanlagte besøkende og ordner avtaler som er mottatt etter sjefens ønsker.
Ytterligere oppgaver for en administrativ administrativ assistent inkluderer ofte å arrangere reise- og hotellovernattinger, utarbeide rapporter om finansiell og bedriftsaktivitet og trene og administrere støttepersonell på lavere nivå. Det er ofte nødvendig å utarbeide notater for kommunikasjon mellom avdelinger av en person i denne stillingen. Regelmessig gjennomgang av retningslinjer og prosedyrer og diskutere mulige endringer i dem er vanligvis en del av utøvende og utøvende administrative assistentforhold.
Å holde kunder og kunder glade er vanligvis en høy prioritet for en person med denne jobben. Evnen til å kommunisere effektivt med alle slags personligheter tilsvarer suksess. Diplomati og sjarm kreves ofte for å lette delikate situasjoner som kan oppstå på grunn av planlegging av konflikter, feilkommunikasjon eller grunnleggende karakterforskjeller.
Utmerkete datakunnskaper kreves vanligvis for å være en kompetent administrativ administrativ assistent. Ferdigheter til tekstbehandling er også høyt verdsatt. Assistenten blir vanligvis bedt om av sin overordnede til forskningskonkurrenter, leverandører og fasiliteter og alternativer for reisemål. Store deler av selskapets kommunikasjon involverer normalt e-post og elektroniske meldinger.
En universitetsgrad er normalt ikke nødvendig for denne stillingen, men det kreves vanligvis et videregående vitnemål eller tilsvarende. Kurs i datamaskindrift, PR eller kontorledelse er nyttige, og det er også bakgrunn i administrativ eller utøvende støtte.