Hva er en utøvende administrativ assistent?
En utøvende administrativ assistent er personen som gir omfattende ledelsesstøtte, normalt i et bedrifts- eller forretningsmiljø. Han kan jobbe utelukkende for en leder eller betjene et team av utøvende ledere. Jobben hans er mangefasettert og krever generelt eksemplariske organisatoriske ferdigheter.
Denne stillingen oppfattes tradisjonelt som å ha betydelig flere plikter og ansvar enn for en sekretær eller administrativ assistent. Selv om sekretærferdigheter er viktige for å være en vellykket administrativ assistent, innebærer jobben generelt også å håndtere de daglige forretningsforholdene til den utøvende. Oppgaver av denne jobben kan også ofte krysse riket til personlig hjelp.
Hovedmålet med en kompetent administrativ administrativ assistent er vanligvis for å få den utøvende forretningslivet til å kjøre jevnt og effektivt. Dette krever generelt utmerkede tidsstyrings- og prosjektprioriteringsevner. Executive AdmiNistrative assistent har normalt daglig tilgang til sjefens kalender, slik at de kan planlegge møter, turer og sosiale avtaler.
En utøvende administrativ assistent er vanligvis den første kontakten for den utøvende profesjonelle kommunikasjonen. Han er ofte forbindelsen mellom utøvende og lavere ledelse. Når eksterne kunder eller leverandører krever kontakt med den utøvende, skjermer denne assistenten vanligvis telefonsamtaler, e-post, uplanlagte besøkende og arrangerer avtaler som er mulig for sjefenes ønsker.
Tilleggsoppgaver fra en utøvende administrativ assistent inkluderer ofte å arrangere reise- og hotellovernatting, utarbeide rapporter om økonomisk og bedriftsaktiviteter, og opplæring og administrere støttepersonell på lavere nivå. Å utarbeide memoer for interdepartementell kommunikasjon kreves ofte av en person i denne stillingen. Regelmessig gjennomgang av retningslinjer og prosedyrerUres og diskuterer mulige endringer i dem er generelt en del av utøvende og utøvende administrativ assistentforhold.
Å holde kunder og kunder fornøyde er vanligvis en høy prioritet for en person med denne jobben. Evnen til å kommunisere effektivt med alle slags personligheter er ensbetydende med suksess. Diplomati og sjarm er ofte pålagt å lette delikate situasjoner som kan oppstå på grunn av planlegging av konflikter, feilkommunikasjon eller grunnleggende forskjeller i karakter.
Utmerkede datakunnskaper er vanligvis påkrevd for å være en kompetent administrativ assistent. Faglige ferdigheter er også høyt verdsatt. Assistenten blir generelt påkalt av sin overlegne forskningskonkurrenter, leverandører og reisemål fasiliteter og alternativer. Store deler av selskapets kommunikasjon involverer normalt e-post og elektroniske meldingstjenester.
En høyskoleutdanning er normalt ikke nødvendig for denne stillingen, men et videregående vitnemål eller tilsvarendeer generelt påkrevd. Kurs i datamaskinoperasjoner, PR eller kontorstyring er nyttige, og det er en bakgrunn i administrativ eller utøvende støtte.