Hva er Back Office-behandling?

Back office-behandling er behandlingen av dokumenter slik at ordrer går gjennom eller dokumentene trer i kraft. Bortsett fra i sjeldne tilfeller, er all behandling teknisk back office. Begrepet "back office-behandling" er et generelt begrep som innebærer behandling av nesten ethvert dokument; det er lønnsbehandling, fakturabehandling og databasebehandling, blant andre. Mens de fleste selskaper vil utføre denne behandlingen i sine egne bakkontorer, legger noen ut til andre selskaper som utfører back office-tjenester. Behandlingen av et dokument kan gjøres manuelt, automatisk eller med en blanding av de to; mest bearbeiding på begynnelsen av det 21. århundre er en blanding.

Når et skjema eller fil fylles ut, enten av en forbruker eller en ansatt, må det behandles slik at skjemaet kan tre i kraft. Ansatte på back office - arbeidere som støtter selskapet, men ikke blir sett av kunder - utfører denne behandlingen. Noen ganger vil en ansatt i frontkontoret utføre behandling, for eksempel at en bankrepresentant behandler et skjema foran en kunde for å avgjøre om han eller hun er kvalifisert for et kredittkort, men mest behandling er back office-behandling. Dette gjør at frontkontoret kan samhandle med kunden, uten at kunden sitter og venter på at et skjema skal legges inn i datamaskinen.

Dokumentene som håndteres i backoffice-behandlingen varierer. Ansatte i back office kan behandle lønnsforespørsler, fakturaer fra leverandører, kundefakturering, bekreftelsesdokumenter og mange andre filer og skjemaer. Hvis et selskap har et skjema eller en fil, vil det vanligvis passere gjennom denne back office-avdelingen på et tidspunkt.

Hvis back office-behandling er nødvendig, kan det gjøres enten internt eller av et annet selskap. De fleste selskaper bruker et internt back office, fordi selskapet direkte kan føre tilsyn med back office-arbeideren. Dette bidrar til å sikre en lavere sjanse for at sensitive dokumenter blir stjålet eller tuklet med. Selskaper kan også tilby back office-tjenester gjennom uavhengige virksomheter for å utføre de samme oppgavene.

Dokumenter kan behandles manuelt, automatisk eller ved å bruke en kombinasjon av de to. Manuell back office-behandling involverer ikke en datamaskin; i stedet skriver back office-ansatte nettopp informasjonen i en bok. Automatisk prosessering utføres helt av en datamaskin, uten menneskelig interaksjon. Mest behandling involverer begge metodene; back office-medarbeideren vil legge inn informasjon på en datamaskin, og datamaskinen vil legge dokumentet til en database og utføre alle andre behandlingstrinn som kreves.