Hva er anskaffelser av bud?
Anskaffelse av bud er et system der selskaper som søker et produkt eller en tjeneste tillater andre selskaper eller enkeltpersoner å levere konkurrerende tilbud for å vinne retten til å levere det forespurte produktet eller tjenesten. Prosessen er også kjent som en "samtale om bud", ettersom selskapet som trenger produktet eller tjenesten, ber bedrifter om å legge inn sitt beste bud. Anskaffelse av bud blir ofte håndtert av innkjøpsagenten for selskapet som søker et produkt eller en tjeneste. Denne personen har myndighet til å tildele kontrakter til leverandører av det vinnende budet.
De fleste selskaper som er avhengige av produkter eller tjenester fra tredjepart, har en anskaffelsesavdeling. Disse selskapene inkluderer de som trenger råvarer for å produsere det ferdige produktet, som produksjonsfirmaer, eller datamaskinsamlere eller forhandlere, blant andre. Selskapet som ber om budene, vil også skissere kravene til hvert bud i et dokument kalt en anmodning om forslag (RFP). Forespørselen om forslag skisserer fremgangsmåten som budgiverne trenger å følge for å avgi bud. Dette inkluderer vanligvis prisen som leverandøren vil levere et produkt eller en tjeneste og tiden den vil bli levert.
Offentlige installasjoner bruker typisk anbudskjøpssystemet for å få flere rimelige bud for ethvert produkt eller tjeneste de trenger. Dette er for å sikre at ingen usikkerhet finner sted i tildelingen av en gitt kontrakt. For eksempel har USAs generelle serviceadministrasjon (GSA) flere avdelinger som kjører anskaffelsessystemet. GSA har et nettsted som viser alle kontaktmulighetene og tilhørende anbudsinstruksjoner.
De fleste anskaffelsessystemer krever at vinneren skal være den laveste prisen. Noen systemer er imidlertid avhengige av en kombinasjon av variabler, som tidspunkt for levering, sannsynlighet for leverandørens mislighold og leverandørkreditt. For å avgi bud, trenger en potensiell leverandør bare registrere seg hos selskapet som ber om budforslaget og utarbeide budet i henhold til kontraktens spesifikke regler og retningslinjer.
Den vinnende budgiveren blir varslet av anbudsansvarlig og tildeles offisielt kontrakten. Leverandøren tildeles en viss tid på å levere sitt produkt eller sin tjeneste. Hvis produktet eller tjenesten ikke kan leveres i tide, kan kontakten erklæres ugyldig og anskaffelsesprosessen begynner på nytt. Leverandøren som ikke kunne levere i tide, er vanligvis inhabil fra å legge inn ytterligere bud på samme kontrakt.