Hva er anskaffelser av bud?
Budinnkjøp er et system der selskaper som søker et produkt eller en tjeneste lar andre selskaper eller enkeltpersoner sende inn konkurrerende tilbud for å vinne retten til å tilby det forespurte produktet eller tjenesten. Prosessen er også kjent som en "oppfordring til bud", ettersom selskapet trenger produktet eller tjenesten ber leverandører om å sende inn sitt beste bud. Budinnkjøp håndteres ofte av innkjøpsagenten for selskapet som søker et produkt eller en tjeneste. Denne personen har myndighet til å tildele kontrakter til leverandører av det vinnende budet.
De fleste selskaper som er avhengige av produktene eller tjenestene til tredjepart har en budinnkjøpsavdeling. Disse selskapene inkluderer de som trenger råvarer for å produsere sitt ferdige produkt, som produksjonsselskaper, eller datamaskinsamlere eller forhandlere, blant andre. Selskapet som ber om budene vil også skissere kravene i hvert bud i et dokument som kalles en forespørsel om forslag (RFP). Forespørselen om forslag skisserer proffenCedure som budgiverne trenger å følge for å sende inn budene sine. Dette inkluderer generelt prisen som leverandøren vil levere et produkt eller en tjeneste og tiden det vil bli levert i.
Regjeringsinstallasjoner bruker typisk budinnkjøpssystemet for å få flere rettferdige bud for ethvert produkt eller tjeneste de trenger. Dette for å sikre at ingen upassethet finner sted i tildelingen av en gitt kontrakt. For eksempel har USAs General Service Administration (GSA) flere avdelinger som driver budinnkjøpssystemet. GSA har et nettsted som viser alle kontaktmulighetene og tilhørende anbudsinstruksjoner.
De fleste budinnkjøpssystemer krever at vinneren skal være den laveste prisen. Noen systemer er imidlertid avhengige av en kombinasjon av variabler, som tidspunkt for levering, sannsynligheten for leverandørens mislighold og leverandørkreditt. For å sende inn et bud, en potensiell leverandør nEED registrerer bare selskapet som ber om budforslaget og utarbeide budet i henhold til kontraktens spesifikke regler og retningslinjer.
Den vinnende budgiveren blir varslet av budinnkjøpssjefen og tildeles offisielt kontrakten. Leverandøren tildeles en viss tid til å levere produkt eller tjeneste. Hvis produktet eller tjenesten ikke kan leveres i tide, kan kontakten deklareres ugyldig, og budinnkjøpsprosessen begynner på nytt. Leverandøren som ikke kunne levere i tide, blir vanligvis diskvalifisert fra å sende inn ytterligere bud på samme kontrakt.