Hva er kontantstrømprogramvare?

Kontantstrømprogramvare er en måte å holde oversikt over tidslinjen for inntekter og utgifter på en datamaskin. Det er vanligvis rettet mot bedrifter i stedet for enkeltpersoner. For de fleste virksomheter vil det være et veldig nyttig verktøy, men det er viktig å velge programvare som passer dine behov.

Det er viktig å merke seg at kontantstrøm ikke er det samme som lønnsomheten. Kontantstrømmen måler ikke hvor mye penger du har inn og går ut totalt. I stedet sporer den tiden for disse transaksjonene, slik at du kan forutsi hva bankbalansen din vil være på et bestemt tidspunkt. Dette kan la deg få øye på tider hvor du ikke har nok kontanter til rådighet for forpliktelsene dine, og iverksette passende tiltak som å få et kassekreditt, be om å utsette betaling eller insistere på at du mottar penger tidligere.

Kontantstrømprogramvare lar deg automatisere prosessen med å spore fremtidige betalinger. Det er spesielt nyttig siden det lett kan takle endringer. Selv om du kan planlegge fremtidige utgifter og inntekter for hånd, kan en enkelt endring, for eksempel en betaling som blir forsinket eller en regelmessig endring av gebyret, bety at du må beregne om fra grunnen av. Kontantstrømprogramvare vil automatisk oppdatere alle fremtidige tall for å gjenspeile disse endringene.

For enkeltpersoner og bedrifter med veldig enkle oppsett kan dedikert kontantstrømprogramvare være unødvendig. Et enkelt regnearkprogram som Excel eller et alternativ kan være nok. Du kan enten bruke ferdige maler eller sette opp ditt eget dokument for å holde oversikt over figurene. Mer kompliserte bedrifter vil imidlertid dra fordel av dedikert programvare.

Du bør se etter kontantstrømprogramvare som gir nok fleksibilitet. Noen grunnleggende systemer måler bare kontantstrømmen hver uke eller månedlig. Dette kan være greit for enklere kontoer, men for firmaer som takler store utbetalinger, kan det være nødvendig å spå på daglig basis, selv om noen få dagers avvik mellom penger som kommer ut og inn, kan få alvorlige konsekvenser.

Du bør også se på hvor enkelt det er å tilpasse kategoriene hvert program bruker for å organisere betalinger. Billigere programmer kan komme med faste kategorier som dekker de fleste vanlige virksomhetsoppsett. For mer kompliserte virksomheter kan det være lurt å ha et mer avansert program som lar deg bedre kontrollere måten dataene er organisert på.

Det er viktig å se etter kontantstrømprogramvare som er kompatibel med all annen økonomisk programvare du bruker. Hvis du for eksempel bruker regnskapsprogramvare, kan det være svært nyttig hvis du enkelt kan synkronisere den med kontantstrømprogramvaren. Hvis du ansetter en regnskapsfører, kan du sjekke om kontantstrømprogramvaren du vurderer å kjøpe er kompatibel med systemer de bruker. Å velge programvare som er mye brukt i finansnæringen, kan også gjøre det lettere hvis du prøver å tiltrekke deg finansiering eller investering og trenger å levere tall.

Hvis du kjøper online, må du velge programvare som passer for ditt land. Det kan virke som et billig alternativ å kjøpe et program fra et stort marked som USA og ganske enkelt mentalt erstatte referanser til amerikanske dollar med din lokale valuta. Dette kan imidlertid se veldig uprofesjonelt ut hvis du trenger å lage rapporter. Bruk av programvare fra et annet land kan også forårsake problemer med datakonvensjoner. Slik programvare kan også være problematisk hvis de to forskjellige landene har forskjellige juridiske konvensjoner eller standarder for hvordan du har lov til å lage kontantstrømprognoser, for eksempel på måten du behandler forfalte betalinger.