Hva er sentralfakturering?

Sentral fakturering er en anskaffelsesteknikk der uavhengige selskaper kjøper varelager fra en grossist i stedet for individuelle leverandører. Denne populære virksomhetsmetoden gjør at bedrifter kan utnytte kollektiv kjøpekraft, noe som resulterer i rabatter på bulkpriser. Sentral fakturering hjelper ikke bare butikker med å holde prisene lave og fortjeneste høye, men forenkler også fakturerings- og administrasjonsprosessen for både virksomheter og deres leverandører.

I et tradisjonelt faktureringsscenario tar butikker lager fra individuelle leverandører. For eksempel mottar en nærbutikk leveranser av drikkevarer, mat, godteri, melk og andre varer. Denne butikken kjøper sannsynligvis bare en liten mengde av hvert av disse produktene, og får dermed svært få rabatter fra leverandører. Butikkeieren blir tvunget til å spore hver av kontoene sine separat, og skrive dusinvis eller hundrevis av sjekker hver måned for hver leverandør. Leverandøren må også forholde seg til et stort antall kjøpere, inkludert fakturering og innkreving fra hver enkelt virksomhet.

Et sentralt faktureringsscenario lar selskaper kjøpe og selge varer ved å bruke en mye enklere prosess. Under sentral fakturering fungerer en grossist som mellommann mellom forhandlere og leverandører. Hver butikk som jobber med denne grossisten opprettholder sin egen separate konto, som han kan fakturere alt varelager for måneden. På slutten av måneden sender hver leverandør grossisten en enkelt regning for alle leveranser til butikker denne grossisten representerer. Grossisten sender på sin side en enkelt faktura til hver butikk som gjenspeiler alle kjøp som er gjort på butikkens konto for hele måneden.

For enkeltbutikker og bedrifter forenkler sentralfakturering regnskapsprosessen i stor grad hver måned. Butikken skriver bare en sjekk til grossisten i stedet for å skrive sjekker til hver leverandør. For produktleverandører eliminerer sentral fakturering behovet for å samle inn og behandle sjekker fra hver butikk, og lar leverandøren behandle en sjekk fra grossisten hver måned. Ved å bruke en grossist, reduserer leverandører også tiden og pengene brukt på samlinger, samt risikoen for manglende betaling.

Fra leverandørens synspunkt kjøper grossisten store mengder varer sammenlignet med de små volumene som kjøpes av enkeltbutikker. Dette oppfordrer leverandører til å tilby rabatter basert på disse høye volumkjøp i et forsøk på å beholde grossistens virksomhet. Disse rabattene holder prisene lave og lar butikkene forbli lønnsomme mens de fortsatt betaler grossisten for sine tjenester.

I mange sentrale faktureringssøknader fungerer grossisten som mellommann mellom leverandør og kjøper. I noen tilfeller kan imidlertid denne grossisten bestemme seg for å fungere som et slags lager. I stedet for å bare håndtere fakturaer, kjøper grossisten varer i bulk og selger dem til butikker, noe som resulterer i høyere fortjenestemargin for grossistfirmaet.