Hva er Corporate Event Program?

En del av å drive virksomhet i disse dager er å kunne planlegge arrangementer som hjelper til med å styrke et selskap internt, samt informere og utdanne folk om formål og sted for selskapet i en bransje. En av de mest effektive måtene dette kan oppnås er å ha et pågående program for bedriftsarrangementer.

I hovedsak har et bedriftsarrangementsprogram å gjøre med planleggingsaktiviteter, konferanser, samfunnsprosjekter og andre arrangementer som alle har som mål å oppnå de overordnede målene for organisasjonen. Noen av hendelsene som faller inn under den brede paraplyen til et bedriftsarrangementsprogram, fokuserer på interne behov og funksjoner. Som et eksempel kan selskaper med flere lokasjoner velge å ha en årlig eller halvårlig konferanse for offiserer og nøkkelsjefer, som gir et forum for utdanning og deling av informasjon om kommende arrangementer og mål for selskapet.

Et annet eksempel vil være å delta i forretningsutstillinger og konferanser der selskapet og dets produktlinje har en sjanse til å tiltrekke seg oppmerksomhet fra nye kunder. En tredje variant av bedriftsprogrammer har å gjøre med å involvere selskapet med noe behov i samfunnet der selskapet eller et anlegg i virksomheten er lokalisert.

Uansett hvilken type bedriftsarrangementsprogram det er snakk om, er det flere viktige aspekter som må tas opp for å gjøre bedriftsarrangementer vellykkede. Et godt sted å starte er å definere formålet og oppdraget med arrangementet. Å komme til en klar forståelse av årsakene til arrangementet vil gjøre det mye lettere fra perspektivet til bedriftsplanlegging.

Som et eksempel, hvis det kommende arrangementet som må planlegges er en weekend for de fem beste kundene i selskapet, vil fokuset være å lage reisearrangementer for kundene, inkludert flybillett, transport på bakken og hotellovernatting. Derfra vil factoring i arrangementer for måltider og underholdning, som cocktailfester, golf eller konserter være i orden. I tilfelle selskapet ønsker å formelt anerkjenne disse klientene, vil det være behov for å planlegge en vitnemålmiddag.

På den annen side, hvis planleggingen av bedriftsarrangementsprogrammet er mer rettet mot en intern treningskonferanse, vil fokuset være noe annerledes. En intern konferanse vil innebære planlegging av dagsorden, tilrettelegging for foredragsholdere og tilretteleggere for øktene, avgjøre om utstillinger må inkluderes, planlegging av måltider og hotellrom og etablering av en registreringsprosess. Selv om det bare kan ta et par måneder å trekke sammen en helgearrangement for noen få verdsatte klienter, kan det være en prosess å planlegge en stor konferanse i det minste seks til åtte måneder.

Mange større selskaper har personell som utelukkende er viet til å styre all og hele planleggingen av selskapets eventprogrammer. Disse kreative og organiserte personene vil bli bedt om å håndtere alt fra middager for å besøke potensielle kunder og til planlegging av arrangementer som involverer nasjonal eksponering for selskapet. For selskaper som kan begrense bedriftsarrangementsprogrammet til noen få hendelser i forskjellige størrelser hvert år, er det alltid muligheten til å holde en bedriftsarrangementsplanlegger på holderen. Så lenge bedriftsarrangementsprogrammet kan nå de målene selskapet ønsker og forbli innenfor budsjettmessige begrensninger, vil alle være fornøyde med resultatene.