Hva er dematerialisering?
Også kjent som DEMAT, er dematerialisering en prosess som beveger seg bort fra bruk av fysisk dokumentasjon for å opprettholde økonomiske poster. I stedet bruker dematerialisering elektroniske journalføringsverktøy for å holde oversikt over alle typer økonomiske transaksjoner. Utvalget av dokumenter som kan administreres effektivt med programvare inkluderer omtrent alt fra grunnleggende regnskapsmateriell til aksjesertifikater.
En av de største fordelene med denne tilnærmingen til elektronisk bokføring er at behovet for fysisk lagring av kopier av balanser og andre regnskapsdokumenter ikke lenger eksisterer. Takket være skanningsteknologi er det til og med mulig å lage elektroniske kopier av støttedokumentene som gir referanser for ordrelinjene i de elektroniske regnskapspostene. Alt kan plasseres enkelt på en harddisk eller server. For å beskytte mot tap eller korrupsjon kan sikkerhetskopifiler enkelt opprettes og lagres utenfor nettstedet.
Sammen med grunnleggende regnskapsmessige poster gjør dematerialisering det også mulig å gjøre unna behovet for fysiske aksjesertifikater. De elektroniske kopiene av aksjene kan arkiveres for enkel henting. I tilfelle at aksjonæren raskt trenger kopier av aksjene, kan de få tilgang til og overført ved hjelp av elektroniske metoder, for eksempel e-post eller en beskyttet FTP-overføring.
Dematerialisering gjør det også mulig for autoriserte personer å jobbe med de samme dokumentene på samme tid. Med fysiske bokføringsmetoder er det ofte vanskelig for to personer å jobbe med bøkene samtidig. Når regnskapsprosessen er helt elektronisk, kan flere utføre forskjellige funksjoner samtidig. Det er mulig for et team å opprette nye fakturaer, legge inn betalinger mottatt for tidligere fakturaer og utarbeide et bredt spekter av rapporter alt på samme tid.
Det er ingen tvil om at prosessen med dematerialisering kan komme brukere til gode på flere måter. Registrering krever mye mindre plass, kan lett nås fra eksterne steder, og lar flere brukere få tilgang til regnskapsbøkene samtidig. For øyeblikket er det avgiftsbaserte så vel som gratis regnskaps- og finansregisterprogramvarepakker som kan hjelpe ethvert selskap eller organisasjon med å oppnå en full status som dematerialisering med letthet. Når det gjelder regnskapsprogramvare, er det også online produkter som lar en enkeltperson eller et selskap etablere et sett med virtuelle bøker. Autoriserte personer kan være trygt lastet inn på serverne for produktet, og kan få tilgang til og jobbe med postene fra et hvilket som helst sted med en aktiv internettforbindelse.