Hva er dokumentforsamling?
Dokumentmontering er prosessen med å lage elektroniske dokumenter ved å bruke segmenter av eksisterende dokumenter til å samle eller sette sammen et nytt dokument. Denne prosessen kan administreres manuelt, eller bruke forskjellige typer programvare for automatisk å kombinere maler med datakilder som et middel til å sette sammen det nye dokumentet. Denne prosessen kan med hell brukes med alt fra opprettelse av en ny kontrakt til å forberede brev til en ny salgskampanje.
Selve prosessen med dokumentmontering innebærer bruk av tekstbehandlingsprogramvare som det grunnleggende verktøyet for å lage det nye dokumentet. I sin enkleste tilnærming innebærer dette å bruke et tomt dokument som utgangspunkt for prosjektet. Kompilatoren åpner deretter andre tekstbehandlingsdokumenter som allerede er lagret, og finner seksjoner eller segmenter som er relevante for formålet med det nye dokumentet. Verktøy som følger med programvareproduktet lar kompilatoren deretter kopiere ønsket tekst fra de eldre dokumentene og lime den samme teksten på det nye dokumentet. Kompilatoren kan også legge til fersk tekst som hjelper til med å binde alle de limte segmentene i en sammenhengende og logisk informasjonsflyt, justere skriftstørrelser, farger og typer slik at de passer til formålet med det nye dokumentet, og deretter lagre og lagre dokumentet til det er behov for distribusjon.
Mens prosessen med dokumentmontering kan håndteres manuelt, er det også mulig å bruke avanserte programvarealternativer for automatisk å hente data i lagring og importere det til det nye dokumentet. Hvis for eksempel et salgsteam ønsket å utarbeide brev som kunngjør utgivelsen av et nytt produkt til det eksisterende kundegrunnlaget, kan kroppen til den nye brevmalen settes sammen ved å importere tekst fra en salgsbrosjyre. Et annet dokument kan levere den elektroniske kopien av selskapets toppleder. For å fullføre prosjektet får dokumentmonteringsprogramvaren tilgang til salgsdatabasen og importerer kundenavn og adresser til de riktige feltene i den nye bokstavmalen. På det tidspunktet kan brevene skrives ut eller sendes som e-post til alle kunder.
En av fordelene med dokumentmontering er at tilnærmingen kan spare mye tid. For eksempel kan det ta timer eller til og med dager å forberede et stort antall salgsbrev for distribusjon, avhengig av mengden brev som må adresseres og skrives ut. Ved å bruke programvare til å håndtere monteringsprosessen, kan det som ellers ville være et heldags prosjekt være fullført på to timer eller mindre. Fra dette perspektivet bidrar dokumentmontering til å øke produktiviteten, noe som til slutt lar virksomheten være mer lønnsom.