Hva er dokumentautomasjon?
Dokumentautomatisering er prosessen som datamaskindokumenter blir laget på en halvautomatisk måte. Denne typen programvare brukes mye av bedrifter, juridiske personer og alle som produserer et bredt spekter av dokumenter. Et dokument opprettes vanligvis ved å bruke en mal med spørsmål og områder som enkelt kan byttes og endres. Selv om det er bra for noen applikasjoner, vil andre synes at automatisering av dokumenter ikke er så nyttig i dokumentproduksjon.
Dokumentautomatisering starter med en mal. For eksempel, hvis et juridisk selskap er kontrakt om å skrive opp en leieavtale, brukes en leasingdokumentmal. Denne malen har all nødvendig tekst for å gjøre den offisiell, sammen med områder der selskapet kan gjøre raske endringer for å tilpasse malen etter klientens spesifikke behov.
En måte disse endringene gjøres i dokumentautomatisering er gjennom spørsmål. Disse spørsmålene er rettet mot skjemaet eller malen, og er laget slik at skjemaet umiddelbart endres for kundens behov. Et spørsmål på et lånedokument, for eksempel, kan være om lånet skal vare 10, 20 eller 30 år. Alle områder der denne informasjonen er relevant, vil bli endret for å koordinere med svaret som er gitt.
Det er også områder der forfatteren raskt kan endre tekst. Dette brukes oftest til å fylle ut klientens navn og kontaktinformasjon. Nedtrekksmenyer som viser eksempler på lagerskriving kan også brukes. Grafikk kan også være i stand til å bli manipulert, spesielt hvis dokumentautomatiseringsprogrammet er laget for bedrifter, fordi en bedrift sannsynligvis vil legge logoen til dokumentet. Ved å ha et område der grafikk kan legges til og endres, kan virksomheten legge til en logo med bare noen få klikk.
Dokumentautomatisering er vanligvis laget enten som et frittstående program eller et tillegg. Dette lar brukeren holde seg til favorittprogrammet sitt og bare bruke automatiseringsfunksjonene for dokumentmontering, eller bruke et helt annet program som kan ha funksjoner andre programmer mangler. I begge tilfeller må brukerens datamaskin kunne håndtere programmets minne og behandlingsbehov hvis monteringsprogramvaren skal fungere ordentlig.
De fleste selskaper vil finne programvare for dokumentmontering som nyttig, men det er noen som ikke vil gjøre det. Hvis et selskap er opptatt av å håndskrive hvert dokument og gjøre hvert sitt annerledes, vil ikke automatisering av prosessen være nyttig. Hvis hoveddelen av dokumentene som er laget ikke kan brukes på et skjema fordi hver og en er vesentlig forskjellig, er heller ikke dokumentautomatisering nyttig.