Hva er e-anskaffelser?

E-anskaffelse, eller elektronisk anskaffelse, er en prosess som involverer bruk av elektroniske måter å skaffe ressurser som materialer, forsyninger og utstyr. Denne prosessen ligner på detaljhandel på nettet, men omhandler ofte forskjellige typer selgere enn vanlig online shopping. Vanligvis driver virksomheter med denne praksisen, men forbrukere kan også bruke e-anskaffelsesmetoder, spesielt for produkter eller tjenester de bruker regelmessig. En forbruker eller bedrift kan utføre elektroniske anskaffelser manuelt ved å besøke nettsteder og bestille produkter eller tjenester, eller de kan la et program utføre disse funksjonene automatisk.

Programvare som brukes til dette formålet kommer i noen få typer. Noe programvare kan designes spesielt for e-anskaffelsesfunksjoner. Multifunksjonsprogrammer, for eksempel et ERP-program (enterprise resource planning), kan omfatte e-anskaffelsesfunksjoner. Generelt velger store selskaper som bruker e-anskaffelse multifunksjons-ERP-programvare. Eiere av små bedrifter bruker oftere dedikerte programmer for tilbakevendende bestillinger av forsyninger og tjenester, hovedsakelig fordi de er rimelige og har begrensede funksjoner som gjelder mer direkte for småbedrifter.

E-anskaffelsessystemer kan vanligvis automatisk bestille forsyninger når systemet indikerer at det trengs mer. Selv om denne funksjonen kan være nyttig for store selskaper med dype lommer, spesielt de som flytter et stort antall bestillinger, kan det føre til store problemer for mindre selskaper som ikke har ressurser tilgjengelig til å rettferdiggjøre automatisk bestilling. Et selskap med begrenset likviditet kan få store problemer hvis et e-anskaffelsesprogram gir en dårlig tidsbestilling. I hovedsak er det bare en god idé å bruke automatisk bestilling hvis selskapet har nok lommekassa til å enkelt absorbere en uventet utløst ordre. Et alternativ for et selskap som arbeider med begrenset kapital er å ha et varslingsstyring for e-anskaffelsesprogrammer når en ordre må gjøres, uten å ordre ordren til en leverandør.

Anta at et stort selskap lager mange stoler av en viss type tre. Før selskapet kan produsere stolene, må det være veden på hånden. Et selskap som flytter et betydelig stort volum av stoler kan bruke et automatisk bestillingssystem for å sikre at trematerialet alltid er i nærheten når selskapet trenger å produsere en ordre. Noen programmer kan bestille flere forsyninger når forsyningene blir lave, mens andre kan bestille en rekvisita når selskapet mottar en bestilling på produktet.