Hva er fakturabehandling?

Fakturabehandling er en serie prosedyrer for håndtering av fakturaer for å sikre at de betales rettidig. Enkelte virksomheter har vanligvis egne behandlingssystemer, som involverer medlemmer av regnskapspersonell, samt veiledere og annet personell. Programvare som hjelper til med fakturabehandling er tilgjengelig for å strømlinjeforme prosessen, gjøre det lettere å finne poster og gi rask tilgang til gjeldende utestående fakturaer.

Prosessen starter med levering av faktura via faks, e-post, e-post eller et annet system. Et medlem av regnskapspersonalet må åpne og gå gjennom fakturaen for å bestemme hvordan han skal gå frem. Det kan ha et innkjøpsordrenummer som indikerer at den ansvarlige for den innkjøpsordren må bekrefte det. Dette kan innebære å sjekke fakturaen mot faktiske mottatte gjenstander og verifisere at en person godkjente kjøpet i utgangspunktet. Hvis det ikke er noe innkjøpsordrenummer, må regnskapsføreren undersøke dokumentet for å avgjøre hvilken type produkt eller tjeneste som diskuteres.

I elektroniske fakturabehandlingssystemer kan folk registrere fakturadataene, inkludert den opprinnelige leverandøren, detaljer, forfallsdato og så videre, og lage en sporbar databaseoppføring. Regnskapsledere kan be om lister over ventende fakturaer sortert etter forfallsdato og andre parametere. Når en regnskapsfører godkjenner betaling, kan midler sendes med sjekk, elektronisk pengeoverføring og andre metoder ved å bruke leverandørinformasjonen. Hvis en leverandør er ny, kan det hende at regnskapsavdelingen må ta kontakt for å samle informasjon hvis faktureringsdataene ikke er fullstendige.

Selskaper logger betalingene sine med sjekk eller bekreftelsesnummer, avhengig av hvordan de sender inn midler, for å lage en post som viser når og hvordan de har utbetalt. Når pengene er sendt, kan regnskapsavdelingen bemerke at fakturaen er betalt og flytte den ut av kolonnen for betalbarhet i hovedbokene. Hvis det oppstår en tvist om betalinger, er disse postene tilgjengelige for gjennomgang for å finne ut hvor en betaling kom på villspor, og hvordan du kan løse problemet.

Antall trinn involvert i fakturabehandling kan variere, avhengig av selskapet og systemene det bruker. Failsaféer er innebygd for å unngå problemer som dobbeltbetaling, betaling for uautoriserte kjøp eller manglende betaling av faktura innenfor de tildelte vilkårene. Hos en liten virksomhet kan en enkelt person ha ansvaret for disse betalingene, mens større selskaper kan ha en hel regnskapsavdeling som er ansvarlig for å håndtere all fakturabehandling, for hver leverandør fra leverandør av verktøy til underleverandører et selskap bruker på spesifikke prosjekter.