Hva er Lean Project Management?
Lean prosjektledelse søker å fokusere prosjektledelse mot å kutte ikke-essensielle elementer. Målet er å redusere kostnadene, eliminere flaskehalser og forbedre den totale produktiviteten. Som et biprodukt blir ledelsen ofte strømlinjeformet.
Effektiviseringsprosjekter oppsto i Japan på 1980-tallet. John Krafcik myntet begrepet "lean manufacturing" i 1988 for å demonstrere tiltak som ble tatt for å forbedre produktiviteten. På 1990-tallet ble dette deretter brukt til byggenæringen av tenkere som Lauri Koskela. Ideen har siden gjennomsyret alle typer prosjektledelse.
Tradisjonell prosjektledelse er delt opp i en rekke faser, inkludert initiering, planlegging, forskning og utvikling og produksjon. I tillegg er det et kontrollsystem for å overvåke hver fase. Slike prosjekter har en tendens til å holde forskjellige avdelinger eller team atskilt fra hverandre. De er også utsatt for avvik fra fasestrukturen og feilkommunikasjon.
Lean prosjektledelse, derimot, ser ut til å rette vanlige feil i tradisjonell prosjektledelse. En vanlig misforståelse blant prosjektledere er at mager ledelse fører til at disse fasene blir forlatt. Lean management holder seg nærmere til disse fasene. Dette tvinger prosjektgruppen til å lage sterkere planer uten avvik.
For å holde strengere syklus, innså noen selskaper at de trengte å oppmuntre til samarbeid mellom team. Dette har blitt en nøkkelkomponent i lean prosjektledelse. Først deltar alle interessenter i prosjektet i prosjektinitieringsfasen. Dette betyr at alle er på samme side når neste fase begynner.
Da jobber designere og produsenter sammen om forskning og utvikling samt produksjon. Ved å ta del i produksjonen, er det mer sannsynlig at designere lager praktiske design. Dette kutter ned tiden det tar for redesign. Det kutter også ned kommunikasjonssløyfer mellom ledelse, designere og produksjonsteamet, fordi de alle fysisk er i samme rom.
En sentral komponent i all effektivisering i virksomheten er å redusere kostnadene, og lean management er ikke annerledes. De fleste prosjektledere søker å feste materialene som trengs for et prosjekt så tidlig som mulig. De fleste prosjektene er imidlertid utsatt for endringer i design og materialer. Ved å kjøpe tidlig, bruker prosjektgruppen faktisk mye på materialer og skaper mye avfall.
Til sammenligning har lean prosjektledelse som mål å låse ned materielle bestillinger på det siste rimelige tidspunktet. Dette betyr å gi forsknings- og utviklingsavdelingen så mye tid som mulig til å ferdigstille design, men unngå å skape et enormt gap mellom utvikling og produksjon. På denne måten kjøpes det bare materialene som trengs. Det er også mer sannsynlig at de blir kjøpt i riktige mengder.
Kontrollelementet i prosjektledelse er også integrert i lean prosjektledelse. Overvåking på stedet reduserer kommunikasjonssløyfer og øker produktiviteten. Prosjektledere kan sette i gang plan-do-check-adjust (PDCA) sykluser på alle elementene i prosjektet for å lære av feil. Dette hjelper også med å holde prosjektet fokusert og hjelper til med å unngå avvik fra kjernemålet.