Hva er papirarbeid?

Papirarbeid er en generell betegnelse på de mange forskjellige skjemaer, fakturaer, lister, gjenoppta og arbeid som må fullføres i hver virksomhet. Selv om datamaskiner har eliminert noen papirer som papirminner for det meste, er det fortsatt behov for skjemaer og andre papirer på de fleste kontorer. På mange kontorer kan de samme papirene håndteres og behandles av mange mennesker før de blir arkivert, lagret eller makulert.

Mange kontorekspertiseeksperter anbefaler at hvert papir skal gå dit det må til med en gang for å bli håndtert av den avdelingen eller personen. Etter å ha lest og jobbet med hvert papir, kan det enten arkiveres, makuleres, kastes ut, resirkuleres eller henges opp på en oppslagstavle. Papirarbeid som fremdeles er nødvendig for å fullføre, kan oppbevares i et lagdelt brett. Skuffene skal merkes for å unngå blandede bunker med papir i skuffene.

Den klassiske måten å merke brettene, eller kurvene, i en skrivebordsholder med flere nivåer, er med ordene inn og ut . Innkurven er for innkommende papirer som må gjøres, og utkurven har utgående papirer som er ferdig. Noen kontormedarbeidere merker fortsatt skrivebordsskuffene på denne måten, mens andre kan gi fra seg etiketter helt. Noen arbeidere bruker ikke flerlagsbrett for papirarbeid, men bruker kanskje hengende filer for å lagre papirer i en dyp skrivebordsskuff.

Noen arbeidere ser ut til å ha mesteparten av papirene sine i en haug på skrivebordet, men de fleste organisasjonseksperter foreslår bare å ha det mest aktuelle prosjektet på skrivebordet. Andre papirprosjekter kan lagres i skuffer eller filer for enkel referanse. Å måtte søke gjennom uorganiserte papirer for å finne noe, kan redusere produktiviteten.

Typer papirarbeid som er felles for de fleste virksomheter, inkluderer skjemaer, rapporter, juridiske poster, prosjektundersøkelser, evalueringer av ansatte, fakser, brev, leveringsrapporter, ordre og fakturaer. Mange selskaper bruker datamaskinbestillinger og fakturaer så vel som e-post i stedet for brev. Likevel skriver de fleste selskaper ut kopier av disse for andre avdelinger som regnskapsavdelingen. Noen kontorer kan være tilnærmet papirløse, men mange jobber fortsatt med å komme til det punktet. De fleste bedrifter i dag resirkulerer papirene når det er mulig, og papirgjenvinningsbokser er et vanlig syn på dagens kontorer.