Hva er lønn?

Begrepet "lønnsliste" omfatter alle ansatte i et selskap som mottar en vanlig lønn eller annen kompensasjon. Noen ansatte kan få en jevn lønn, mens andre blir betalt for arbeidstimer eller antall produserte varer. Alle disse forskjellige betalingsmetodene blir beregnet av en lønnspesialist og de aktuelle lønnsjektene blir utstedt. Bedrifter bruker ofte objektive måleverktøy som tidskort eller timelister utfylt av veiledere for å bestemme det totale erstatningsbeløpet som skal betales hver lønnsperiode.

Etter at en lønnsregnskapsfører multipliserer en ansattes timer med hans eller hennes lønnsats, blir bruttoinntektsbeløpet ført inn i en kalkulator eller et dataprogram. Vanlige fradrag som skattefradrag, medisinsk forsikring, fagforeningskostnader, veldedige bidrag og så videre blir deretter kategorisert og trukket fra. Den resterende saldoen blir deretter konvertert til en sjekk eller elektronisk innskudd og blir den ansattes nettolønn for den tidsperioden. I USA identifiserer lønnsavdelingene også arbeidsgiver og ansatte etter føderal kode og holder løpende oversikt over totale inntekter og fradrag for regnskapsåret.

For småbedriftseiere er det å holde nok penger til å betale alle ansatte ofte en av deres høyeste prioriteringer. Selv om virksomheten i seg selv ikke har blitt lønnsom, må de ansatte fortsatt kompenseres for sine tjenester. Dette er grunnen til at mange mindre selskaper foretrekker å holde lønnsforpliktelsene så lave som mulig til de har nådd et visst lønnsomhetsnivå. Det er ikke uvanlig at eiere av små bedrifter gir fra seg sine lønninger for å betale sine ansatte.

Å sette opp et effektivt lønnssystem er ikke spesielt vanskelig for trente regnskapsførere, men det kan være veldig tidkrevende. Noen mindre virksomheter er avhengige av brukervennlig datamaskinprogramvare for å sette opp et enkelt system komplett med sjekkskrivere og fillagring. Større selskaper kan tildele opplærte regnskapsførere til å håndtere lønnsspørsmål som en del av deres samlede plikter. Virksomheter uten midler til å vedlikeholde sine egne systemer velger ofte å drive ut denne oppgaven til spesialister utenfor.

Siden lønnsregistreringer er basert på objektive kriterier som tidskort og føderale skatteskjemaer, kan eksterne regnskapsførere utføre alle beregningene, lagre alle data til dags dato og utstede lønn rettidig. Arbeidsgivere trenger ganske enkelt å oppdatere disse selskapene med endringer i lønnssatser eller fradrag for ansatte.