Hva er prosessstyring?

Prosessstyring er en serie teknikker, ferdigheter, verktøy og metoder som brukes til å kontrollere og styre en forretningsprosess i et stort system eller organisasjon. Begrepet brukes ofte i forretningsanalyse, produktivitetsstudier og systemteknikk. Formålet med prosessledelse er å tydelig identifisere og dokumentere alle trinnene og handlingene som er tatt for å fullføre en prosess eller arbeidsflyt.

Denne typen arbeid krever stor oppmerksomhet på detaljer, gode skriftlige kommunikasjonsevner, analyseferdigheter og evnen til objektivt å oppfylle kravene til prosjektet. Prosessstyring innebærer å dokumentere den aktuelle prosessen, evaluere tid og innsatsnivå, samt analyse av effektivitet, flaskehalser og totale prosesskostnader. Øvelser i re-engineering eller forretningsprosessledelse starter ofte med prosessledelse og analyse.

Disse tre varene forblir de samme, uavhengig av bransje eller sektor. Det er verdt å merke seg at streng overholdelse av en formell prosessstyringsprosess er en anerkjent kostnadsinneslutningsmetode. Ved en fullstendig og gjennomtenkt gjennomgang av alle trinnene i en forretningsprosess er det mulig å spare betydelige penger og ressurser i hele organisasjonen. I mange tilfeller ignorerer hver enkelt enhet disse ineffektivitetene, da de er små og uten konsekvenser. På tvers av hele organisasjonen kan de imidlertid resultere i betydelig kostnadsreduksjon og økt effektivitet.

I standard prosessstyringsprosess er det første trinnet en gjennomgang av den eksisterende prosessen. Dette inkluderer vanligvis å lese bruksanvisningen, snakke med personalet og observere aktiviteter. Det er ikke uvanlig at selve prosessen varierer fra de skriftlige trinnene. Dette skyldes ofte utdaterte manualer, eller manglende håndbok for å virkelig fange opp alle trinnene og implikasjonene av dem.

Observasjon av ansatte er en måte å bestemme tiden som kreves for hvert trinn i en prosess. En annen måte er å ganske enkelt måle tiden som kreves for å fullføre en hel prosess og bestemme gjennomsnittstiden for hvert trinn. Den mest effektive måten er å faktisk bruke en kort periode i hver rolle.

Å jobbe i en posisjon, spesielt i et produksjons- eller produksjonsmiljø, fremhever raskt problemene, styrkene og svakhetene i den nåværende prosessen. Det gir også en mulighet for ansatte å se en forpliktelse til å virkelig forstå prosessen, og kan generere flere diskusjoner. Snakk med personalet og veilederne for å virkelig forstå ideene deres og se hvor forbedringer kan gjøres.