Hva er prosessspesifikasjon?

Prosessspesifikasjon er å gi klare, detaljerte instruksjoner for å tillate hvem som helst å følge en serie trinn for å fullføre en oppgave som å sette sammen et objekt eller formatere en rapport korrekt. Disse trinnene kan følge et stivt regelverk for å gjøre dem så standardiserte som mulig, slik at en leser lett kan forstå dem. I andre tilfeller kan prosessspesifikasjonen inneholde ikke-standard språk eller diskusjonsemner, og det kan være mindre universalt forståelig.

I en prosessbeskrivelse følger leseren en serie trinn som er lagt ut i form av et flytskjema. På hvert trinn kan det være gafler som gjenspeiler forskjellige tilnærminger til prosessen eller forskjellige sluttprodukter. Hvis leseren følger trinnene nøyaktig, vil hun avslutte med et sluttprodukt som bør kunne skilles fra det som er produsert av en annen person som følger de samme instruksjonene. Prosessspesifikasjon kan gi rom for individuelt produserte produkter, eller det kan gi veibeskrivelse for masseproduksjon ved bruk av produksjonsutstyr.

Produsenter bruker prosessspesifikasjoner for å sikre standardisert og nøyaktig gjennomføring av prosjekter. Dette dokumentet kan sendes til en annen fabrikk, som vil kunne produsere nøyaktig det samme sluttproduktet ved å følge trinnene. Trinnene beskriver hvilke typer materialer som skal brukes, deres farger og monteringsmetode, i tillegg til å gi detaljerte tegninger og diskusjoner om fremstillingsteknikker. Dokumentets klare retningslinjer gjør det mulig å reprodusere produkter uten personlig instruks fra noen med erfaring i produksjonen.

Produksjon er ikke den eneste oppgaven som kan standardiseres med prosessspesifikasjon. Programvareutvikling, dokumentgenerering og andre oppgaver kan fullføres med retningslinjer av lignende art. I alle tilfeller er målet å lage klare, forståelige veibeskrivelser som kan kjøres av alle som har grunnleggende opplæring på det aktuelle området. En administrativ assistent som er kjent med tekstbehandlingsprogrammer, kan for eksempel følge instruksjonene for å lage en rapport for bruk av administratorer.

Å skrive opp en prosessspesifikasjon krever en detaljert forståelse av prosessen og språket som brukes i den aktuelle bransjen. For noen prosesser er det tilgjengelige guidebøker med standardisert terminologi og konvensjoner. Disse kan være en nyttig ressurs både for personell som utarbeider spesifikasjoner og ansatte som kan trenge å lese og følge dem. Hvis det oppstår spørsmål om prosessspesifikasjonen, kan guideboken ofte gi svaret ved å definere språket som brukes og la leseren forstå nøyaktig hva som menes med en gitt uttalelse.