Hva er programstyring?

Programstyring er organisering og administrasjon av ett eller flere programmer. Dette inkluderer vanligvis alle aspekter av programmet, inkludert budsjettering, drift og gjennomgang. Vellykket programledelse krever organisering, god kommunikasjon og oppmerksomhet på detaljer.

Begrepene programledelse og prosjektledelse blir ofte brukt om hverandre. Mens mange av ansvarene og funksjonene er de samme, er de to funksjonene forskjellige. Programstyring refererer generelt til driften av et permanent initiativ, eller et som er ment å vare i minst flere år. Prosjektledelse refererer vanligvis til å lede et prosjekt med en definert startdato og sluttdato og bestå av ganske konkrete leveranser.

Programledere må ofte administrere flere kortsiktige prosjekter eller initiativer som faller inn under programmene deres. For eksempel kan et selskap starte et kundelojalitetsprogram. Dette kan bestå i å utstede hyppige kjøperkort, sende bursdags-e-poster til gjentatte kunder, og tilby fordeler som spesialsalg eller gratis frakt til toppkunder. Hver av disse initiativene vil være et eget prosjekt i installasjonsfasen, men prosjektene må samarbeide for å lage et vellykket program.

Komponenter for god programstyring inkluderer målsetting, planlegging, organisering og effektiv gjennomføring. Sterke programledere kan følge med på individuelle oppgaver og detaljer og sikre at alle blir utført riktig og til rett tid. Samtidig må de alltid ha det store bildet i tankene og kunne tilpasse seg endrede prioriteringer. De skal også være gode forhandlere som kan samarbeide godt med andre avdelinger og interessenter.

Programstyring omfatter et bredt spekter av oppgaver. Disse lederne må for eksempel sette, overvåke og administrere programbudsjettet. De må også velge leverandører for å utføre alle outsourcede funksjoner og kan være nødvendig å føre tilsyn med en stab. Hvis programmet er regulert av en ekstern kilde, for eksempel et statlig organ, må de sørge for at programmet følger alle regler og begrensninger som byrået setter. De kan også trenge å rapportere om programmets økonomiske eller operasjonelle status fra tid til annen.

I mange tilfeller betyr programledelse også å fremme fordelene med programmet - for både interne og eksterne interessenter. I eksempelet med kundelojalitetsprogrammet, ville programlederen måtte finne en måte å informere kundene om programmet og overbevise dem om å registrere seg. Han kan også trenge å overbevise selskapets økonomisjef om at programmet vil generere nok meromsetning til å kompensere for kostnadene ved å drifte programmet og tilby rabatter. Hvis programmet krever ekstra arbeid av ansatte i selskapet, kan programlederen trenge å vise en driftsleder hvordan den ekstra innsatsen til slutt vil komme butikken eller avdelingen hans til gode.