Hva er prosjektplanlegging?

Som et essensielt element i prosjektledelse involverer prosjektplanlegging utvikling av handlingsemner og planlegging som vil holde prosjektet fremover på en jevn basis. Når den blir utført på riktig måte, vil prosjektplanlegging også inkludere måldatoer for fullføring av hvert handlingselement, noe som gjør det mulig å komme videre med andre ventende elementer på en ordnet måte. En faktisk prosjektplan blir referert til som en opptrappingsliste i noen forretningsinnstillinger.

Mens noen mener at prosjektplanlegging og prosessplanlegging er de samme, er det ikke tilfelle. Begge er sentrale elementer i prosjektledelse, men fokuset for hvert element er gratis snarere enn likt. Prosessplanlegging fokuserer mer på valg av ressurser som trengs for prosjektet, samt å gi en generell ramme for å oppnå ønsket slutt. Derimot vil prosjektplanlegging fokusere på å identifisere og ordne de individuelle oppgavene som kreves for å fullføre hvert trinn i prosjektet ved å bruke ressursene som er identifisert i prosessplanleggingen.

For å holde prosjektplanleggingen i gang, leder en prosjektleder normalt teamet som har ansvaret for å implementere hvert handlingselement eller trinn som er nødvendig for å fullføre prosjektet. Lederen hjelper til med å koordinere handlingene til hvert medlem av teamet, måle fremgang og tar beslutninger om endringer i prosjektplanen når og når det er nødvendig. Generelt vil prosjektlederen støtte teamet på noen måte som er nødvendig for å holde prosjektet fremover på en betimelig og kostnadseffektiv måte. Prosjektleder er ofte direkte ansvarlig overfor bedriftseiere og andre som er ansvarlige for den overordnede funksjonen til virksomheten.

Som enhver type forretningsplanlegging handler prosjektplanlegging om å få mest mulig utbytte samtidig som man bruker den klokeste bruken av tilgjengelige ressurser. For dette formål er et mål med denne typen planlegging å etablere realistiske data med tanke på hvor mye som trengs av hver ressurs som kreves og hvor lenge ressursen vil være nødvendig. For eksempel kan en prosjektplan kreve bruk av lastebiler for å frakte materialer til en byggeplass. Planen vil planlegge leveransene basert på når materialene er nødvendige, noe som gjør det mulig for selskapet å bruke disse lastebilene til andre formål når det ikke er nødvendig for gjennomføringen av det aktuelle prosjektet.

I dag forbedres ofte prosjektplanlegging med bruk av programvare for å utvikle den generelle planen og for å holde alle teammedlemmer klar over fremdriften i det nåværende settet med handlingselementer. Programvareplanlegging gjør det enklere å ordne handlingselementer i den mest logiske sekvensen, angi rimelige ferdigstillelsesdatoer for hvert element på planen, og holde oversikt over faktorer som påvirker fremdriften til prosjektet. Planleggingsprogramvaren kan være en egen programvarepakke utviklet spesielt for bruk av ett selskap, eller være et kommersielt produkt som egner seg godt til prosjektplanlegging i en rekke forskjellige forretningsinnstillinger.