Hva er rekordlivssyklus?
En registrering av livssyklusen skisserer hver fase i et dokument, fra oppretting til ødeleggelse. Det hjelper bedrifter og byråer med å planlegge for lagring, beskyttelse, gjenfinning og ødeleggelse av informasjon i forskjellige stadier. Registrerer styringssystemer for livssykluser vanligvis kontrollerer store mengder informasjon på en praktisk og sikker måte.
Planlegging foregår ofte før registreringer av livssyklusstyringsprosesser blir implementert. Å innlemme prosedyrer i daglige rutiner holder register under kontroll og trygt. Denne planleggingen inkluderer vanligvis teknikker for samling, organisering, vedlikehold og avhending gjennom hele livssyklusen.
Definisjonen av poster inkluderer bilder, grafikk, kart, film og bånd, både lyd og visuell. En post tilsvarer alt som kan reproduseres, vanligvis ved hjelp av annet utstyr. Den definerer data fra en organisasjon eller fra eksterne kilder, og en post kan anses som offisiell eller uoffisiell. Offisielle poster betegner vanligvis informasjon med en utpekt levetid.
Offisielle poster inkluderer økonomiske dokumenter fra et offentlig byrå, sammen med annen informasjon som loven definerer som en offentlig post. Juridisk informasjon som kan brukes i retten kan også falle inn under klassifiseringen av en offisiell post som bør opprettholdes. Lover i mange jurisdiksjoner krever tidslinjer for bevaring av offisielle poster, for eksempel rettsregister.
Registreringer opprettes fra e-post, innspilte telefonsamtaler, trykte dokumenter og andre data som viser hvordan beslutninger utviklet seg. Alt som kan være nyttig for en virksomhet eller organisasjon i fremtiden, beholdes vanligvis i henhold til dens livssyklus. Med fremskritt innen teknologi lagrer enheter ofte poster elektronisk for å eliminere behovet for papirlagringsområder.
Organisering av informasjon og bestemme bruksfaktorene i opptak av livssyklusstyring. En post skal katalogiseres eller arkiveres for enkel henting når den er nødvendig eller etterspurt. Skjemaer, korrespondanse og dupliserte kopier lagres vanligvis ved hjelp av et arkiveringssystem som er lett å forstå og navigere.
Disse postene krever også en vedlikeholds- og beskyttelsesplan, spesielt for data som representerer verdifull informasjon med en permanent livssyklus for poster. I mange regioner arkiveres poster med historisk verdi i myndighetene. Eksempler på disse dokumentene inkluderer fødsels- og dødsdokumenter og presidentdokumenter.
Når data når slutten av livssyklusen, er ødeleggelser tillatt. Avhending kan være passende for utkast til dokumenter eller materiale som brukes til å utarbeide offisielle poster. Duplikater kan også bli ødelagt etter at originalen er bevart i en eller annen form. Noen virksomheter bruker uavhengige tjenesteleverandører for å spore en rekords levetid.