Hva er reservasjonsfri telekonferanse?

Reservasjonsfri telekonferanse er en type lydkonferanse som ikke krever at klienten tar en reservasjon for en konferansesamtale på forhånd. En form for telekonferanse som dukket opp på begynnelsen av 1990-tallet, og den reservasjonsløse telekonferansen har blitt en av de mest populære formene for konferansesamtaler blant næringsliv og ideelle organisasjoner. Gjennom årene har forbedringer av denne typen samtaleformater gjort det enda mer brukervennlig, samtidig som leverandører av lydkonferanser kan tilby tjenesten til ekstremt konkurransedyktige priser.

Med en tradisjonell konferansesamtale kontakter klienten leverandøren på forhånd og reserverer et spesifikt antall linjer på en bestemt dato og tid, og for en bestemt varighet. Reservasjonen er forberedt, og deretter lastet ned til en telekonferansebro, der en konferanseoperatør aktiverer reservasjonen, vanligvis femten til tretti minutter før planlagt starttid. Konferansen forblir aktiv på broen til møtet er fullført og alle parter kobler seg fra samtalen. På dette tidspunktet deaktiverer konferanseoperatøren samtalen, og den kan ikke brukes igjen uten at det opprettes en ny reservasjon.

Reservasjonsfri telekonferanse eliminerer behovet for å foreta en forhåndsreservasjon for en konferansesamtale. Selv om det er en viss varians i formatet, opprettes en reservasjonsfri konto for en spesifikk konferansemoderator. Kontoen tildeles et antall linjer som kan brukes til enhver tid, og tilordnes en telekonferansebro. Dataene for reservasjonen blir aktivert på broen, og er tilgjengelige for bruk av den autoriserte parten når som helst på dagen eller natten, uten behov for å varsle konferansetjenesten på forhånd om bruken.

For å få tilgang til konferansen har moderatoren et avgiftsfritt oppringt nummer, sammen med minimum to sikkerhetskoder. En av kodene brukes av moderatoren for å offisielt sette i gang konferansen, mens den andre koden brukes av alle som er invitert av moderatoren til å delta på møtet. Med de fleste anropskonfigurasjoner opphører kostnadene på kontoen når den siste linjen kobles fra samtalen på slutten av møtet.

Når det er utstedt, forblir innringingsnummeret og eventuelle sikkerhetskoder som er gitt til moderatoren på plass så lenge kontoen er opprettet hos leverandøren. Dette gjør det mulig for moderatoren å arrangere en konferansesamtale ved å ganske enkelt varsle deltakerne om når møtet skal finne sted, og gi dem innringingsnummeret og deltakerkoden som skal angis ved hjelp av telefontastaturet når du blir bedt om det. Arten av reservasjonsfri telekonferanse gjør det til et ideelt format for bruk i nødsituasjoner, eller for bruk med gjentakende møter som foregår ukentlig, men ikke nødvendigvis samme dag og tid hver uke.

I løpet av årene har en rekke funksjoner blitt vanlig med som en del av det grunnleggende reservasjonsfrie telekonferanseformatet. Moderatorens evne til å dempe alle deltakerlinjer er ett eksempel, og det er evnen til moderatoren å bruke en sekvens med koder for å få en linje og ringe til en deltaker som ikke har ringt til konferansen. I løpet av de siste årene har tillegg av deltakerlister blitt en del av de grunnleggende reservasjonsfrie telekonferansepakkene som tilbys av de fleste leverandører. Disse listene fanger opp detaljer som de opprinnelige telefonnumrene til hver innringer som får tilgang til møtet, inngangs- og avgangstidene for hver linje, minuttene påløpt på hver linje og en notering av en hvilken som helst numerisk kode, for eksempel en avdelingskode eller et klientsakennummer som moderatoren velger å knytte seg til møtet. Alle disse funksjonene anses som standard i de fleste tilfeller, og er inkludert i grunnprisen per minutt per linje for tjenesten.