Hva er utgiftsanalyse?

Utgiftsanalyse er en metode som brukes av bedrifter for å spore hvordan pengene brukes av selskapet, med det endelige målet å redusere utgiftene. Informasjon om leverandører, innkjøp og ordrer blir organisert og deretter analysert for mønstre. På grunn av de enorme mengder informasjon som er involvert, bruker de fleste selskaper spesialisert programvare for å utføre bruksanalyse.

Prosessen med å samle og analysere data er vanskeligere enn den først ser ut. For at forbruksanalyse skal være effektiv, må alle aspekter av et selskaps utgiftsmønster tas med i betraktningen. Denne informasjonen lagres vanligvis i diskrete datasystemer i hver divisjon av selskapet. Inndelingene kan skilles fra både avstand og språk. Å samle alle disse dataene og organisere dem i et brukbart format tar store utgifter med tid og penger.

Mye av kompleksiteten kan fjernes ved å bruke programvare for å lette bruksanalyse. Den første bruksanalyseprogramvaren ble opprettet på begynnelsen av 2000-tallet. Selv om det fremdeles er veldig kostbart, fjerner programvaren nødvendigheten av menneskelig arbeidskraft og skaper et enkelt grensesnitt for tilgang til den resulterende informasjonen.

Programvaren fungerer ved å hente data fra eksisterende journalføringssystemer. Dette kan være enkle regneark, lagerdata eller andre kilder. Disse dataene blir deretter renset, noe som betyr at formateringen er standardisert, dupliserte poster blir slått sammen og manglende detaljer blir funnet. Programvaren klassifiserer deretter dataene i henhold til bransjestandarder og standarder spesifisert av selskapet. Innkjøpsspesialister kan deretter få tilgang til dataene for rapporter og analyse.

Et viktig aspekt ved forbruksanalyse er å evaluere leverandører. Bruksanalyse kan vise hvilke leverandører som får mest penger fra selskapet. Selskapet kan bruke denne informasjonen til å forhandle for bedre avtaler eller for å forhandle frem kontrakter. De fleste selskaper har foretrukne leverandører, leverandører som tilbyr best service eller reduserte priser for kjøp i bulk. Analyse kan avdekke at forsyninger eller tjenester som for øyeblikket kjøpes fra en ikke-foretrukket leverandør, kan kjøpes fra en foretrukket leverandør for mindre.

Selskapet kan også kjøpe lignende forsyninger eller tjenester fra flere leverandører. Dette er kjent som fragmentert vare. Penger kan spares ved å gjøre ett stort kjøp fra en enkelt leverandør i stedet for en serie med små kjøp fra flere leverandører.

Bruksanalyse er også med på å identifisere utgifter til maverick. Dette skjer når kjøp foretas som ikke er dekket under kontrakt. Uten kontrakt er selskapet belastet for full pris fremfor forhandlet pris spesifisert av en stående kontrakt med en foretrukket leverandør. Denne typen utgifter kan koste et selskap mye penger over tid.