Hva er den beste måten å organisere filer på?

Å holde papirene i orden kan hjelpe deg med å finne papirer når du trenger dem uten å måtte søke over alt. Noen mennesker tar seg kanskje ikke tid til å organisere filer fordi de ikke er sikre på hvor de skal begynne, men det er viktig å holde alt i orden og ryddig. Selv om det kan virke usannsynlig å ha organiserte filer, spesielt hvis du for øyeblikket ser på et overfylt filskap, er det veldig gjennomførbart.

Det er de som kan være usikre på hvor lenge de skal oppbevare papirene sine. Så lenge papirene dine er avgjørende for skattemessige formål, er det viktig å holde på dem fra januar til skatten er ferdig året etter. Etter fullført skatt kan regnskapsføreren gi beskjed om hvor mye lenger du skal beholde papirene. Papirer angående skatter, legejournaler, pensjons- og sparekontoer og boligposter bør oppbevares permanent. Papirer som er relevante for dyre gjenstander som smykker, biler og antikviteter, bør også oppbevares permanent. Kredittkortsoppgaver kan det være lurt å oppbevare i syv år og verktøyregninger du vanligvis kan holde i omtrent ett år.

Når du vil organisere filer, kan du spare deg for mye tid og plass hvis du blir kvitt det du ikke trenger. Legg hvert papir på en haug med andre tilsvarende papirer, og hva du enn ikke vil ha, legg på en annen haug til å makulere. Etter at du har redusert, vet du nøyaktig hvor mye plass du trenger til filene dine.

Manila-mapper er nyttige når det er på tide å organisere filer. Skriv på fanen hva hver mappe inneholder, og sett mappene i alfabetisk rekkefølge. Arkiver papirene i hver mappe i datorekkefølge, legg for eksempel de eldre papirene bak og de nyere i fronten. Dette er ikke bare lettere for å finne det du trenger, men også når du trenger å rense mappene ut.

Papirfiler er ikke de eneste filene som kan bli uorganiserte. digitale filer kan også. For å vite hva du trenger å organisere, gå gjennom alle områder av datamaskinen og rens ut filer du ikke lenger trenger, enten det er bilder eller dokumenter. Hvis du fortsatt vil ha filene, kan du vurdere å overføre dem til en USB-minnetast eller til en tom CD.

For å organisere filer, bør du utpeke et bestemt sted for hver av dem. Lag individuelle mapper på datamaskinen i henhold til spesifikke kategorier, akkurat som for papirfiler. For eksempel gruppere arbeidsprosjektene dine i en mappe og bilder fra en bestemt familieferie i en annen, og merk dem deretter. Enten du trenger dem eller bestemmer at du vil slette dem i fremtiden, vet du nøyaktig hvor du finner dem. For å sikre at alt forblir organisert, må du huske å merke hver digitale fil du lagrer riktig, og legge den i den tilsvarende mappen.

Å ha usystematiske filer kan føre til at du blir sprukket og frustrert, men hvis du organiserer dem en gang, trenger du kanskje ikke å gjøre dem igjen. Å holde dem organisert kontinuerlig vil forhindre at du trenger å bruke tid på å gå gjennom den innledende organisasjonsprosessen på nytt. Ta deg tid til å organisere filer kan føre til at du kan finne det du trenger når du trenger det uten en uttømmende søkeprosess. I tillegg vil filene dine være organisert på ett sted, og forhindre at de blir rot som strømmer over i resten av hjemmet.