Hva er prosjektinitieringsdokumentet?

Et prosjektinitieringsdokument (PID), eller prosjektbrief, brukes i prosjektledelse for å fremheve prosjektets tilnærmingsplan. Spesifikke deler av en PID varierer mellom organisasjoner og prosjektmetodikk. Vanligvis dekker hver enkelt nøkkelinformasjon som beskriver prosjektet, inkludert definisjon, sak, leveranser, begrensninger, risiko, medlemmer, kommunikasjonsplan, prosjekttoleranse og signaturer.

Prosjektdefinisjonen er en nøkkeldel i dokumentasjonen. Den vil beskrive prosjektets mål, mål og ønskede resultater, hvordan hver måles og omfanget av arbeidet som skal fullføres. Prosjektinitieringsdokumentet skal tydelig angi hvilke funksjoner som skal inkluderes og ekskluderes.

En virksomhetssak er viktig for prosjektet. Denne delen må avklare verdien prosjektet forventes å levere til organisasjonen mot betaling. Hvis et prosjekt ikke kan gi nok fordeler til å rettferdiggjøre utgiftene og innsatsen, vil det sannsynligvis ikke bli finansiert.

Prosjektleveranser skal dokumenteres. Leveranser kan inkludere programkode eller andre produkter og tjenester som følger av prosjektet. De kan også inneholde andre dokumenter, for eksempel forretningskrav, testplaner og treningshåndbøker.

PID-en bør oppgi eventuelle begrensninger som prosjektet står overfor. Begrensninger er eksterne faktorer som kan påvirke prosjektet, men er utenfor prosjektlederens kontroll. Forutsetninger, for eksempel en tredjeparts programvareutvikler som leverer kode, bør også dokumenteres.

Alle prosjekter har risiko. Prosjektlederen må identifisere risikoen som dokumenterer dem ved hjelp av et risikoregister eller en logg. Risikoer bør overvåkes og forhindres eller reduseres når det er mulig. Prosjektlederen bør utvikle planer for å håndtere de som ikke kan forhindres.

En liste over personell og en tidslinje er også sentrale komponenter i et prosjektinitieringsdokument. Roller og ansvar bør være oppført for hvert prosjektmedlem. Prosjektplanleggingsdelen gir en oversikt over tidslinjen for levering av kritiske deler av arbeidet.

En organisasjon kan inkludere en kommunikasjonsplan i en PID. Denne planen kan omfatte forskjellige møter som skal holdes med teammedlemmer. Det kan også dokumentere forventet kommunikasjon til konsernledelsen og til sluttbrukere som kan bli berørt av prosjektet.

Mange organisasjoner etablerer prosjekttoleranser. Toleransene gjelder den faktiske mengden arbeid og utgifter som prosjektet påløper mot planen. Et prosjekt som ikke fungerer innenfor den tillatte variansen av planlagt tidsramme og budsjett, kan være underlagt ytterligere styringsoversikt. Denne informasjonen kan også inkluderes i prosjektinitieringsdokumentet.

De fleste PID-er har et område for signaturer. Ledere og ledere må vanligvis signere dokumentet. Signaturen deres indikerer at de vil støtte prosjektet gjennom å finansiere eller vie ansatte til å jobbe med det.