Hva er e-postens rolle i bedriftskommunikasjon?
Det er ikke noe som benekter det faktum at e-post spiller en vesentlig rolle i forretningskommunikasjon, hovedsakelig på grunn av det faktum at det er en av de viktigste kanalene for ulike virksomheter å få kontakt med både interne og eksterne enheter knyttet til virksomheten. E-post brukes av bedrifter til å kommunisere med sine ansatte og andre medlemmer av organisasjonen. Det brukes også som et middel for å kommunisere med kunder, leverandører og andre mennesker som er viktige for driften av virksomheten.
En inkludering i rollen som e-post i forretningskommunikasjon er det faktum at den kan brukes til grunnleggende kommunikasjon i virksomheten. Ledelsen kan informere ansatte om alle typer selskapsrelatert informasjon som de ønsker å formidle. For eksempel, hvis det skal være et firmamøte i uken, vil selskapet sende e-post til de berørte ansatte som informerer dem om tidspunktet, stedet og formålet med møtet. I det siste vil slik informasjon bli videresendt gjennom brev, oppslag og andre mindre populære kommunikasjonsmidler, men e-postadressen har erstattet disse kanalene som den foretrukne metoden for kommunikasjon. En av attraksjonene ved denne metoden inkluderer det faktum at det er øyeblikkelig, noe som gjør det enkelt å nå det største antallet ansatte på korteste tid, og også det faktum at det er billig og reduserer papirstørrelsen.
En annen e-post rolle i forretningskommunikasjon er dens bruk som et middel for markedsføring og markedsføring av tjenester og produkter fra selskapet. De fleste selskaper sender målrettede e-postmeldinger til kundene sine om eventuelle nye produkter, endringer i eksisterende produkter og andre typer markedsføringsstasjoner de jobber med. Effekten av denne rollen som e-post i forretningskommunikasjon er også sentrert om dens verdi som et billig middel for å nå det største antallet kunder og forbrukere på raskest mulig måte.
Deling av filer og andre former for data er en rolle som e-post i forretningskommunikasjon som også er viktig. Bedrifter kan sende enorme mengder informasjon via e-post på en måte som kanskje ikke er så lett med vanlig post. For eksempel kan en bedrift sende bilder og andre data til kunder som ringer for å forhøre seg om selskapets tjenester. Forutsatt at en kunde ringer et forsikringsselskap som spør om produktene sine, kan agenten på telefonen be om kundens e-post for å kunne sende informasjonspakker som kunden kan få tilgang til øyeblikkelig. Det kan ta flere dager å sende en slik pakke gjennom vanlig post, og den potensielle kunden kan ombestemme seg eller lete etter et annet selskap.