Hva er arbeidsflytanalyse?

Arbeidsflytanalyse innebærer gjennomgang av alle prosesser i en virksomhet med sikte på å identifisere ineffektivitet og anbefale forbedringer. Arbeidet begynner med å etablere ønskede resultater fra analysen med selskapets toppledere. Analytikere samhandler deretter med selskapets ansatte for å dokumentere dagens status for forretningsprosesser i firmaet. Det siste stadiet av arbeidsflytanalyse er anbefalingen om prosesser som må endres, automatiseres eller legges på plass i tråd med uttalte mål.

En typisk virksomhet søker kontinuerlig å forbedre sine prosesser, og to primære faktorer fører til at foretak foretar en arbeidsflytanalyse. For det første kan pågående teknologiske fremskritt tilby mer effektive og rimeligere måter å drive virksomhet på, og firmaer velger ofte å gjennomgå prosesser med tanke på å automatisere dem eller innlemme den nyeste teknologien. For det andre er det typisk for såkalte legacy-prosesser å være fast forankret i et firma, noe som betyr at en viss oppgave lenge har blitt gjort på en viss måte og kan overses som en prosess med behov for forbedring. Et mål med arbeidsflytanalyse er å avsløre slike arvsprosesser.

Eksterne konsulenter kan effektivt utføre en arbeidsflytanalyse da de er eksperter på det og ikke har noen lojalitet til noen bestemt måte å drive forretning på. I innledende samhandling med toppledere begynner arbeidsflytanalytikerne vanligvis med intervjuer for å avgjøre hvordan toppledere ser på selskapet for tiden, inkludert hva som fungerer og hva som ikke er det. Analytikere bestemmer deretter den ønskede slutttilstanden som ledere håper å oppnå med arbeidsflytanalyseprosjektet.

Størstedelen av arbeidet i arbeidsflytanalyse foregår med trente analytikere som intervjuer ansatte og veiledere for å dokumentere hvordan virksomheten gjøres. Dette inkluderer alle aspekter av en virksomhet, for eksempel å behandle papirer for salg, samlinger, compliance og menneskelige ressurser. Det kan også dekke produksjonsprosesser som mottak av råvarer eller deler, bearbeiding eller montering av dem og forsendelse av ferdige varer.

Analytikere vil også gjennomgå tidsbruk og krefter som er brukt på å samhandle med kunder, inkludert salg og kundeservice. Arbeidsflytanalyse ser på alt enhver ansatt i firmaet gjør med tanke på å dokumentere hvordan hver oppgave begynner og beveger seg gjennom organisasjonen.

Etter den første dokumentasjonen, presenterer arbeidsflytanalytikere vanligvis funn som lavere nivå klarer å sikre at resultatene av analysen samsvarer med virkeligheten for selskapet. Justere analysen etter behov, analyserer analytikerne deretter arbeidsflyten for å identifisere områder der prosesser kan strømlinjeformes, automatiseres eller begge deler. Denne informasjonen blir deretter vanligvis presentert for toppledere sammen med anbefalinger for forbedringer.