Hva er arbeidsflytstyring?

Arbeidsflytstyring er et system for å føre tilsyn med prosessen med å overføre informasjon, dokumenter og oppgaver fra en ansatt eller maskin i en bedrift til en annen. Gjennom riktig bruk av dette systemet vil hver av disse ansatte eller maskiner videreføre arbeidet i henhold til en forhåndsbestemt prosedyre. Etter hvert som teknologien utvikler seg, har mye arbeidsflytstyring blitt automatisert og utnytter spesiell programvare for å gjøre prosessen mye jevnere.

Administrering av arbeidsflyten på riktig måte er en viktig komponent i en virksomhet av mange forskjellige grunner. Den viktigste fordelen med arbeidsflytstyring er forbedret effektivitet i virksomheten. Ved å automatisere mange av prosessene i en virksomhet og etablere en prosedyre som følges konsekvent, blir unødvendige trinn eliminert, og hvert medlem av teamet er fullstendig klar over sitt ansvar.

Denne metoden gjør det også lettere å spore ytelse til ansatte og maskiner. Når en kobling i kjeden er brutt, er det enkelt å gå tilbake og bestemme hvor dette skjedde. I tillegg tjener arbeidsflytstyringen til å standardisere arbeidsmetodene, slik at alle ansatte som jobber på samme nivå utfører samme funksjon.

Det forbedrer også kundeservicen. Ved å tilby et konsistent produkt eller tjeneste som er forutsigbar på alle nivåer, lar arbeidsflytstyring kunden føle seg fullstendig involvert i hele prosessen og i stand til å få svar på viktige spørsmål på en riktig måte. Dette kan igjen øke selskapets fortjeneste, da fornøyde kunder kommer tilbake for gjentatt virksomhet.

Arbeidsflytstyring hjelper også bedrifter med å finne måter å forbedre sin produksjons- eller serviceprosess på. Ved å effektivisere ansattes ansvar og tydeliggjøre hver enkelt ansattes og maskinens roller i prosessen, kan selskapet lettere bestemme hvor forbedringer kan gjøres for å øke effektiviteten og for å forbedre kvaliteten på produktet eller tjenesten.

Ved å bruke spesialisert arbeidsflytprogramvare har bedrifter også økt fleksibilitet. Ved å spore prosesser med programvare og legge inn forskjellige alternative scenarier, kan selskapet lettere bestemme levedyktige alternativer for forbedring. I tillegg kan programvaren brukes til å undersøke en liten komponent av arbeidsflyt eller arbeidsflyt på hele virksomhetsnivået. Dette er spesielt nyttig for store bedrifter som kan ha flere anlegg eller kontorer spredt over hele landet eller verden.