Hva er prosessstyring av arbeidsflyt?

Arbeidsflyt prosessstyring er et begrep brukt i informasjonsteknologi (IT) og forretningsprosessstyring for å beskrive alle trinnene og infrastrukturen som kreves for å lage og drifte en elektronisk arbeidsflytprosess. En arbeidsflytprosess er en serie trinn eller oppgaver som må fullføres av forskjellige områder av organisasjonen. Ideelt sett oppnås denne prosessen ved å bruke dataprogramvareverktøy for å øke effektiviteten, åpenheten og behandlingstid.

Selv om begrepet er ganske langt, er de fleste veldig kjent med begrepet arbeidsflyt. Et enkelt eksempel er en anmodning om refusjon av utgifter. Den ansatte som har pådratt seg utgiftene, fyller ut et skjema med all informasjonen han eller hun har, og sender den deretter til sin leder. Lederen gjennomgår detaljene, legger til tilleggsinformasjon og indikerer godkjenning eller avslag på forespørselen. Hvis forespørselen blir godkjent, sendes den til regnskapsavdelingen for behandling og betaling. Hvis den blir nektet, returneres den til den ansatte, typisk med en forklaringsnotis.

Styring av arbeidsflyt refererer til verktøyene og programvaren som brukes til å lage, implementere og støtte denne prosessen. Dette er vanligvis en kombinasjon av maskinvare, infrastruktur og programvare. De faktiske verktøyene og utstyret som kreves avhenger av organisasjonens størrelse og leveringsmåte. Tradisjonelt var disse verktøyene begrenset til spesifikke brukere, men endringer i teknologi har gjort det mulig å tilby arbeidsflytverktøy via Internett.

Maskinvaren og infrastrukturen som kreves for prosessstyring av arbeidsflyt, er først og fremst avhengig av programvaren som er valgt. Et internettbasert verktøy krever installasjon på en webserver, tilgang til Internett, lagringskapasitet og sikkerhet. Mengden maskinvare som kreves avhenger vanligvis av antall brukere, transaksjonsvolum og systemtilgjengelighet.

Det finnes et bredt spekter av programvareverktøy for prosessstyring for arbeidsflyt, ettersom dette er en kjent produktkategori. Langt de fleste virksomheter kan vanligvis spare tid og penger ved å bruke elektronisk arbeidsflyt. Ytterligere fordeler inkluderer forbedret åpenhet og rapporteringskapasitet, samt ansvarlighet for alle deltakere i prosessen.

Når du velger en styringsløsning for arbeidsflyt, er det vanligvis viktig å huske på at det vil bli nødvendig med dyktige medarbeidere for å implementere og støtte denne løsningen. Nødvendige ferdigheter inkluderer forretningsanalyse, prosjektledelse, programvaresupport og administrasjon. Det kan være viktig å ta seg tid til å gjennomgå produktspesifikasjonene i detalj for å sikre en full forståelse av prosjektkravene. En kostnads- og fordelanalyse er en annen måte å sikre at alle lag i organisasjonen er forpliktet til prosjektet før det begynner.