Hvordan skriver jeg en RFP?

Når et selskap bestemmer seg for å kjøpe en vare eller tjeneste, og ønsker å anmode potensielle leverandører, skriver de først en forespørsel om forslag (RFP). RFP angir kriteriene de vil at leverandører skal oppfylle når de foreslår hvorfor de bør ansettes for jobben. Det er viktig å skrive en RFP som er oversiktlig og ber om all informasjonen som trengs, mens du presenterer selskapet i et positivt lys. En dårlig skrevet RFP kan bety at selskapet kan komme til å slutte med først og fremst kvalifiserte eller underleverandører, eller ingen forslag i det hele tatt.

Det første trinnet for å skrive en RFP er ganske enkelt å bestemme hva selskapet trenger. Selv om dette høres ganske grunnleggende ut, er det faktisk trinnet som ofte ignoreres av selskaper. Mange selskaper begynner å skrive en RFP uten å ha en klar forståelse av hva deres behov og ønsker er, og til slutt ender opp med å be om for mye, for lite eller motstridende ting. Innspill bør søkes fra alle som er involvert i det berørte prosjektet, og det bør oppnås enighet om hva som faktisk er nødvendig før RFP til og med begynner.

Leverandørene må vite hva det er du trenger for å bli oppnådd, og hva du ganske enkelt ønsker å bli oppnådd. Mange selskaper gjør feilen når de skriver en RFP for å lage en ønskeliste over drømmefunksjonene sine, men bruker nødord som skal og må . Selgere som kanskje ikke klarer å oppfylle ett eller to av disse kriteriene, kan ikke sende inn forslag i det hele tatt hvis de mener kriteriene er helt nødvendige. Det er viktig å ta hensyn til språket som brukes, du sparer behov for ord når de er nøyaktige, og bruker mykere språk som lyst og valgfrie for å foretrekke funksjoner.

Før noen forslag faktisk blir anmodet, er det også en god ide å vite hvordan det ideelle forslaget vil se ut. Hvis det er flere aspekter som forslag vil bli bedømt på, for eksempel hvis de blir bedømt etter pris, aktualitet og funksjonstetthet, har du en ide om hvor mye av hver av disse funksjonene som blir veid. Vet hvordan et forslag som tilbyr lavest pris, men lang ventetid, vil sammenligne med et forslag som er dobbelt så dyrt, men tar halve tiden. Dette vil bidra til å redusere forvirring og stress senere i prosessen.

Å sette seg ned for å skrive en RFP kan være en ganske smertefri og rask prosedyre når grunnarbeidet er lagt. Innledningen skulle bare redegjøre for hvorfor selskapet ber om forslag, og gi en oversikt over resten av forespørselen, inkludert viktige kriterier og frister. RFP bør da dekke hva et vinnerforslag må ha, etterfulgt av ønskede egenskaper, og kriterier for å velge vinneren, spesielt hvis det er angitte utvalgskriterier. Deretter bør det gis en tidslinje som inneholder forskjellige referansedatoer og en endelig forfallsdato. Endelig bør RFP gi søkerne en idé om hva som vil skje videre, inkludert hvor lenge de kan forvente å vente med å høre tilbake, og om de som ikke er valgt, kan forvente svar.