Hva er nødvendig sekretærferdighet?

Moderne sekretærer er ofte limet som holder et kontor eller organisasjon sammen ved å sørge for at ansatte og kunder er på rett sted til rett tid og har de nødvendige dokumenter og informasjon som trengs. Sekretærens ferdigheter spenner fra å booke avtaler og sette opp møterom til å utarbeide juridiske dokumenter. Typen og størrelsen på selskapet en sekretær jobber hos vil ofte diktere hvilke ferdigheter som kreves; Det er imidlertid noen grunnleggende sekretærferdigheter alle sekretærer bør beherske, inkludert skrive-, planleggings- og telefonferdigheter.

Førsteklasses kommunikasjonsevner er kritiske for sekretærer. Det er viktig for sekretærer å kunne kommunisere og dele informasjon tydelig med kunder og kolleger på en rekke måter, inkludert på telefon, i skriftlige dokumenter og gjennom presentasjoner. Sekretærer orkestrerer ofte dagens begivenheter for en sjef eller avdeling, inkludert planlegging av møter og fremskaffelse av nødvendige dokumenter til de som deltar på møtene. Kreative problemløsningsevner er også kritiske, da sekretærer møter en rekke oppgaver hver dag.

I tillegg til vanlige kontoroppgaver, bør sekretærferdigheter også omfatte planlegging av arrangementer. Store møter blir ofte holdt på lokasjoner utenfor stedet, for eksempel på et konferansesenter eller hotellmøterom. I tillegg til å bestille en møteplass og gi veibeskrivelse for alle parter å komme dit, har en sekretær ofte i oppgave å arrangere overnatting, bilutleie og flyplasstransport for deltakere. Bestilling av snacks, måltider og drikke til gjester i løpet av møtet faller ofte også til en sekretær, og det samme gjelder å sikre at rommet er satt opp riktig og tilbyr passende teknologiske tilkoblinger.

Evnen til å bruke riktig grammatikk, tegnsetting og stavemåte er avgjørende for å utarbeide dokumenter, presentasjoner og korrespondanse. Sekretærens ferdigheter bør også omfatte å kunne korrekturlest arbeid for å lage feilfrie dokumenter. Noen spesialitetsstillinger, som juridiske og medisinske sekretærer, må også ha en grundig forståelse av begrepene som brukes i disse yrkene. Muligheten til å lage en rekke visuell grafikk for online bruk, videresending og gruppepresentasjoner er en annen ferdighet som vanligvis kreves av sekretærer.

Mestringsteknologi er nødvendig for nesten alle sekretærstillinger. Sekretærens ferdigheter bør omfatte avanserte e-postevner, inkludert arbeid med vedlegg, flygeblad og bilder laget med en rekke programmer. Mange sekretærer opererer mens du er på farten, så å mestre de nyeste ferdighetene for trådløs kommunikasjon er et must. Dokumenter og bilder må ofte redigeres og deles, så muligheten til å jobbe med en rekke dataprogrammer er avgjørende.