Hva er de forskjellige jobbene i Front Office Manager?

En front office manager er en viktig jobb i mange forskjellige organisasjoner. I tillegg til å ha tilsynsoppgaver over junioransatte, er frontkontorsjef ofte virksomhetens offentlige ansikt. Front office manager jobber kan inneholde dusinvis av forskjellige typer oppgaver, avhengig av type selskap og omfanget av stillingen. Erfaring med å håndtere kontoroppgaver og kundeserviceferdigheter er ofte viktige kvalifikasjoner i mange stillinger som front office manager.

Et frontkontor er vanligvis møtepunktet mellom kunder eller kunder og virksomheten. Frontkontorsjefen kan være den første personen som en klient møter, og er derfor veldig viktig for image av selskapet. Front office manager jobber krever vanligvis mye kundeinteraksjon, fra hilsen til kunder til å gi VIP-kunder eksklusive tjenester. Ledere av front office kan ende opp med å bli dommer i konflikter mellom virksomheten og en sint klient, så utmerkede konflikthåndteringsevner er ofte et pluss.

I tillegg til å håndtere offentligheten, inkluderer mange jobber i front office manager tilsyn med alle kontoroppgaver. Dette kan omfatte grunnleggende kontorjobber som faksing, daglig postforsendelse og mottak, planlegging av møter, ta meldinger og arkivering. I tillegg kan frontkontorsjefen ha ansvar for arrangementer for ansatte i organisasjonen, for eksempel høytidsfester eller vanlige nyhetsbrev for bedriftsmedlemmer. Evnen til å tenke kreativt om ansattes moral og forbedringer kan være kritisk i mange stillinger som front office manager.

Det er viktig for en leder å forstå minst litt om hver avdeling på arbeidsplassen sin, siden kontorjobber kan komme fra alle områder i et selskap. Å lære hva hver avdeling gjør, hjelper deg med å sikre at de riktige problemene går til de rette menneskene, samt etablere riktig kommandokjede for alle spørsmål og bekymringer. Det kan ta litt tid før en ny frontkontorsjef får tak i hva hver avdeling håndterer, men det er viktig å stille spørsmål for å sikre effektivitet så tidlig som mulig.

Front office-ledere kan ha i oppgave å ansette og trene frontarbeidere. Ikke bare må lederen ha en grundig forståelse av funksjonene på kontoret, han eller hun må kunne formidle denne kunnskapen til nye arbeidere, noen uten tidligere erfaring. Kontoransatte er ofte et tett team som deler ansvar og må kunne dele oppgaver rett og effektivt. En god front office manager vil forstå hvordan man kan lede og delegere, men også fremme en vennlig og respektfull atmosfære.