Hva er de forskjellige typene administrative assistentjobber?

Administrasjonsassistenter utfører et bredt spekter av sekretæroppgaver for å lette flyten av organisering og produktivitet i et profesjonelt eller forretningsorientert miljø, vanligvis i en kontorsammenheng. Imidlertid krever de fleste administrative assistentjobber ferdigheter og et profesjonalitetsnivå som strekker seg langt utover den typiske rollen som sekretærer. Som tittelen tilsier, er de viktigste oppgavene til administrative assistenter i stor grad relatert til administrasjonssiden av selskapet eller organisasjonen med mål om å bistå senior- og utøvende ansatte.

Fortsatt involverer de fleste administrative assistentjobber en viss grad av oppgaver som er geistlige, for eksempel å svare på telefoner, stille avtaler, skrive korrespondanse, arkivere osv. De kan også være pålagt å lagerføre og ordne kontorrekvisita, føre regnskapsmateriell, og andre verdslige gjøremål som er nødvendige for grunnleggende kontorledelse. Imidlertid forventes det at administrative assistenter vil være like dyktige i å bruke en rekke datamaskinprogramvare og databasesystemer, samt demonstrere eksepsjonelle ferdigheter innen kommunikasjon og prosjektledelse. I denne forbindelse involverer mange administrative assistentjobber ansvar for større konsekvens, for eksempel å koordinere messer, gjennomføre presentasjoner og lage forskjellige markedsføringsmateriell for sikkerhet.

Mange administrative assistentjobber krever kunnskap og ferdigheter som er relevante for et spesialisert felt. Noen administrative assistenter utfører for eksempel dobbel plikt som utøvende sekretærer, medisinske sekretærer eller juridiske assistenter. De grunnleggende oppgavene med å drive et kontor jevnt forblir de samme, men disse stillingene innebærer også ferdigheter som er spesifikke for bransjen, for eksempel dataanalyse, registrering av pasienthistorikk eller utarbeidelse av juridiske dokumenter. Flere administrative assistentjobber som krever spesialisering finnes innen eiendom, forsikring, forskning og utvikling, myndigheter, utdanning og mange flere markeder.

Generelt sett er det ikke noe standardnivå på opplæring eller utdanning utover et videregående vitnemål som kreves for å bli administrativ assistent. Faktisk er det mange som forbereder seg på rollen ved å holde ut med jobbopplæring i forskjellige typer kontorinnstillinger, og jobbe opp gradene over en periode. Imidlertid er det profesjonelle sertifiseringer som er tilgjengelige for administrative assistentjobber, i alle fall i USA. For eksempel tilbyr International Association of Administrative Professionals betegnelsen Certified Administrative Professional (CAP). Andre organisasjoner tilbyr opplæring og sertifisering som er relevante for visse yrker, for eksempel akkreditert juridisk sekretær (ALS) og faglig juridisk sekretær (PLS) -sertifiseringer som tilbys av National Association of Legal Secretaries.