Hva er de forskjellige typene administrativt assistentarbeid?

Administrative assistenter jobber vanligvis i et kontor. Disse menneskene er vanligvis ansatt for å være hjelpere for en eller flere senioradministratorer eller tjenestemenn i selskapet. Administrativt assistentarbeid kan finnes i en rekke bransjer, fra eiendom til utvikling av nettsteder. Deres plikter inkluderer ofte en kombinasjon av geistlige oppgaver, spesialiserte oppgaver og personlige oppgaver.

Kompetansen som trengs av en administrativ assistent kan variere veldig. Dette fordi hver arbeidsgivers behov kan være veldig forskjellige. Dette gjelder selv i en enkelt bransje. Administrativt assistentarbeid hos et trykkeri kan ikke involvere alle oppgavene eller ferdighetene som arbeidet i et annet selskap. Av denne grunn er avsløring og vurdering av ansvar ofte en avgjørende faktor under intervjuprosessen, selv når det er tydelig at en person har erfaring på området.

Nesten alt administrativt assistentarbeid vil inneholde en form for geistlige plikter. Det er sjelden, om ikke umulig, å finne en slik posisjon der dataferdigheter ikke er nødvendige. Det nødvendige omfanget av disse dataferdighetene kan være begrenset til grunnleggende regneark-, tekstbehandlings- og internettfunksjoner. I noen tilfeller kan det være nødvendig med en person å være svært avansert på disse områdene, og hun kan trenge å ha erfaring med mindre vanlige programmer, for eksempel regnskapsprogramvare.

Utvalget av spesialisert kunnskap som kan kreves er både bransjespesifikt og bedriftsspesifikt. Hos et nettstedutviklingsselskap kan for eksempel administrativt assistentarbeid kreve litt kunnskap om programmering og webdesign. Et eiendomsselskap kan imidlertid kreve at en person skal ha kompetanse på områder som eiendomslov og geografi.

Siden mange fagpersoner ofte er opptatt, kan linjene mellom en administrativ assistent og en personlig assistent bli uskarpe. Administrativt assistentarbeid inkluderer vanligvis å utføre personlige oppgaver for andre, for eksempel planlegge aktiviteter eller avvise invitasjoner som ikke er direkte knyttet til arbeid. Slike jobber kan innebære menyoppgaver som å bestille og skaffe lunsj eller sende og motta private leveranser.

Innenfor noen selskaper er det forskjellige nivåer av administrative assistenter. Noen kan være bedre kvalifiserte, bedre betalte og ha mer betydningsfulle titler enn de andre. Dette skjer ofte når den nødvendige arbeidsmengden er mer enn en person kan håndtere. Det finnes også i selskaper som er talsmenn for separasjon av visse plikter, for eksempel kundefordringer og leverandørgjeld. I disse tilfellene kan administrativt assistentarbeid være eksplisitt definert eller en senioradministrator kan delegere plikter etter eget ønske.