Hva er de forskjellige typene postromjobber?

Det kommer sannsynligvis ikke som noen overraskelse at å jobbe i et postrom innebærer å behandle post. For å sikre at et postrom fungerer jevnt, men spesielt når det gjelder store selskaper, må arbeidene til postromansatte deles inn i en rekke spesifikke jobber. Generelt kan postromjobber deles inn i to hovedkategorier: de som er relatert til innkommende post og de som er relatert til utgående post. Innkommende post krever vanligvis sortering og levering, mens utgående post kan være nødvendig å samle inn, veies, merkes og planlegges for henting. I postrom som har flere funksjonærer, vil en person ofte fungere som leder, delegere og føre tilsyn med de forskjellige postromjobbene som må fullføres hver dag.

De mange forskjellige postromjobbene som er involvert i vellykket behandling av et firmas post hver dag, kan deles inn i to hovedkategorier: de som er relatert til innkommende post og de som er relatert til utgående post. Håndtering av innkommende post begynner vanligvis med sortering. Når det gjelder små selskaper, kan post umiddelbart sorteres etter mottaker, mens hos store selskaper kan innkommende brev og pakker først sorteres etter avdeling og deretter organiseres i henhold til mottaker. Avhengig av postvolum, kan denne sorteringsprosessen utføres for hånd eller kan fullføres med hjelp av automatisert utstyr. Når innkommende e-post er blitt sortert, kan en eller flere postromansatte levere posten enten til individuelle mottakere eller til avdelingspostkasser.

Andre postromjobber dreier seg om håndtering av utgående post. Utgående gjenstander kan leveres direkte til et postrom via et chute-system, eller kan hentes fra individuelle avsendere eller avdelingskontorer eller utboks av postlokale funksjonærer. Når utgående gjenstander har kommet til posten, kan det hende at de må veies og merkes med porto eller annen nødvendig informasjon. Postrom funksjonærer kan trenge å planlegge henting for varer som skal håndteres av private leveringsselskaper. Utgående gjenstander kan deretter plasseres i eksterne postbokser, i et utpekt henteareal, eller, i tilfelle av intern post, omdirigeres til den aktuelle avdelingen eller personen.

I store postrom som har flere funksjonærer, kan en person fungere som veileder, delegere og føre tilsyn med de forskjellige postromjobbene som må utføres hver dag. For eksempel kan en postlokaleveileder tildele sorteringsplikter til en ansatt, avdelingsleveranse- og innsamlingsoppgaver til en annen, og veie og merkeplikter til en annen. Veilederen kan også være ansvarlig for å utføre postromjobber på høyere nivå, for eksempel å administrere kontoer for private leveringsfirmaer og bestille portoforsyninger.