Hva er de forskjellige typene sekretærer?
I typiske forretningsinnstillinger utfører de fleste kontorsekretærer de samme grunnleggende administrative oppgaver. I visse typer kontorer kan imidlertid sekretærer spesialisere seg på et bestemt område og ha unikt ansvar. Noen eksempler inkluderer eksekutivsekretærer så vel som sekretærer som jobber innen juridisk, medisinsk og økonomisk område; disse stillingene krever ofte ytterligere opplæring eller erfaring utover å utføre standard administrative oppgaver. Virtuelle assistenter, hvorav de fleste jobber eksternt på et eget kontor eller ute i hjemmet, er en annen kategori sekretærer som har blitt vanlig på den moderne arbeidsplassen.
Tradisjonelt er en kontorsekretær den som er ansvarlig for å håndtere det administrative arbeidet for en organisasjon, for eksempel et byrå, et selskap eller en skole. Han eller hun kan for eksempel administrere intern og ekstern kommunikasjon, planlegge arrangementer og avtaler, vedlikeholde databaser eller andre journalføringssystemer og sikre at kontoraktiviteter går jevnt og effektivt. Sekretærer er vanligvis dyktige med teknologi, betjening av telefoner, faksmaskiner, datamaskiner og annet kontorutstyr.
En utøvende sekretær er ofte assistent for lederen for en bestemt organisasjon eller en avdeling i et selskap. For eksempel kan en nonprofit-direktør ha en administrerende sekretær, som deretter kan føre tilsyn med sekretærmedarbeiderne som utfører rutinemessige administrative oppgaver. Hans eller hennes rolle inkluderer ofte koordinering av arbeidsflyten på kontoret og delegering av geistlige ansvarsoppgaver til andre ansatte.
Juridiske sekretærer, vanligvis overvåket av en advokat eller en paralegal, utfører vanligvis administrative plikter knyttet til rettslige forhandlinger. Sammenlignet med andre typer sekretærer, kan arbeidet deres fokusere mer på forskning. Andre daglige oppgaver kan omfatte å utarbeide juridiske dokumenter og planlegge møter med klienter og andre advokater.
En medisinsk sekretær har normalt spesialiserte kunnskaper knyttet til medisin eller helseforsikring. Han eller hun kan jobbe på legekontor, klinikk eller sykehus, og har ofte ansvar for å planlegge avtaler og opprettholde pasientjournaler. Stillingen krever vanligvis noe økonomisk kunnskap for å kunne gjennomføre faktureringsprosedyrer. Som en juridisk sekretær, kan en medisinsk sekretær også utføre forskning. Videre kan han eller hun bli tildelt en spesifikk medisinsk fagperson, hjelpe ham eller henne med å skrive rapporter og journalartikler eller forberede konferanser.
En finanssekretær er en profesjonell som ofte jobber for en kirke eller annen organisasjon som krever nøye sporing av innkommende og utgående midler. I noen tilfeller er ikke finanssekretæren en betalt stilling, men snarere et frivillig sete som noen fyller i et styre eller en beslektet gruppe mennesker. Han eller hun sporer normalt økonomiske data og kan være ansvarlig for den faktiske håndteringen av midler.
Virtuelle assistenter er typisk frilansere som jobber hjemmefra eller et annet sted enn et tradisjonelt kontor. De stoler sterkt på teknologi siden det meste av arbeidet deres gjøres av datamaskin, faks og telefon. Deres spesielle kompetanseområder kan variere. Noen fungerer som personlige assistenter for deres veiledere, planlegger forpliktelser og utfører andre geistlige plikter. Andre kan spesialisere seg på visse områder som økonomi, bokføring eller juridisk eller medisinsk transkripsjon.