Hva er de viktigste administrative assistentpliktene?
En administrativ assistent kan ha mange forskjellige oppgaver i et kontorsett, avhengig av en rekke faktorer, inkludert kontorets størrelse og antall andre ansatte. Imidlertid er mange administrative assistentoppgaver de samme i alle innstillinger. Disse vil omfatte, på det mest grunnleggende nivået, å hjelpe arbeidsgiveren din med daglige kontoroppgaver.
Vanligvis inkluderer administrative assistentoppgaver oppgaver som å svare på telefoner og overføre samtaler, sette opp avtaler, svare på spørsmål, hilse på kunder eller klienter når de ankommer kontoret og holde kontoret utseende rent og ryddig. Andre administrative assistentoppgaver kan omfatte utfylling eller klargjøring av dokumenter, arkivering av dokumenter, sortering av post og vedlikehold av poster. Administrative assistenter er vanligvis alltid pålagt å være dyktige med forskjellige tekstbehandlings- og budsjetteringsprogramvare, så det kreves generelt god datakunnskaper, sammen med muligheten til å skrive minst 50 ord per minutt.
Den administrative assistenten er vanligvis den første personen de fleste vil se når de kommer inn på kontoret, så det er viktig å være vennlig, høflig og profesjonell. Diskresjon og respekt er andre viktige personlighetstrekk. En administrativ assistent samhandler med mange mennesker i løpet av dagen når du aksepterer samtaler, sender viktige dokumenter eller pakker, eller hjelper klienter, så muligheten til multioppgave er avgjørende. I større kontorsettinger kan det være nødvendig med et større antall administrative assistentoppgaver.
Noen av disse ekstraoppgavene kan omfatte tilsyn med andre ansatte, koordinering og drift av personalmøter, opprettholdelse av et kontorbudsjett, oversikt over og bestilling av kontorrekvisita og sørge for at nødvendige oppgaver blir fullført i tide. En administrativ assistent kan også være ansvarlig for å ansette og trene nytt kontoransatte, og opprettholde en tidsplan for andre på kontoret. Administrative assistenter kan også bli bedt om å lære å håndtere bransjespesifikke oppgaver for arbeidsgivere som advokatfirmaer, legekontorer eller bankvirksomhet.
En god administrativ assistent vil være en som kan sjonglere med flere administrasjonsassistentoppgaver mens du sørger for at alt arbeid er fullført i tide. Noen administrative assistenter er generelle assistenter for hele kontoret, mens andre har spesialisert seg på spesifikke felt, for eksempel økonomi eller markedsføring. En karriere som administrativ assistent kan være en lukrativ og givende, og tilbyr generelt mange fordeler som helsegevinst og relativt jevn timer. En administrativ assistent kan jobbe heltid eller deltid, avhengig av kontorets behov.