Hva er de viktigste administrative assistentoppgavene?
En administrativ assistent kan ha mange forskjellige plikter i en kontor, avhengig av en rekke faktorer inkludert størrelsen på kontoret og antall andre ansatte. Imidlertid er mange administrative assistentoppgaver de samme i alle omgivelser. Disse vil omfatte på det mest grunnleggende nivået, hjelpe arbeidsgiveren din med daglige kontoroppgaver.
Typisk inkluderer administrative assistentoppgaver slike oppgaver som å svare på telefoner og overføre samtaler, sette opp avtaler, svare på spørsmål, hilse på kunder eller kunder når de ankommer kontoret og holder utseendet til kontoret rent og ryddig. Andre administrative assistentoppgaver kan omfatte å fylle ut eller utarbeide dokumenter, arkivere dokumenter, sortere post og vedlikeholde poster. Administrative assistenter er generelt alltid pålagt å være dyktige med forskjellige tekstbehandlings- og budsjetteringsprogramvare, så det er generelt nødvendig med gode dataferdigheter, sammen med muligheten til å skrive minst 50 ord PEr minutt.
Den administrative assistenten er generelt den første personen folk vil se når de kommer inn på kontoret, så det er viktig å være vennlig, høflig og profesjonell. Diskresjon og respekt er andre viktige personlighetstrekk. En administrativ assistent samhandler med mange mennesker gjennom dagen når de aksepterer samtaler, sender viktige dokumenter eller pakker, eller hjelper kunder, så muligheten til multioppgave er viktig. I en større kontorinnstilling kan et større antall administrative assistentoppgaver være påkrevd.
Noen av disse ekstra oppgavene kan omfatte tilsyn med andre ansatte, koordinere og drive personalmøter, opprettholde et kontorbudsjett, ta varebeholdning og bestille kontorrekvisita og sørge for at nødvendige oppgaver er fullført i tide. En administrativ assistent kan også være ansvarlig for å ansette og trene nye kontoransatte, og Mikke en plan for andre på kontoret. Administrative assistenter kan også bli bedt om å lære å håndtere bransjespesifikke oppgaver for arbeidsgivere som advokatfirmaer, medisinsk kontorer eller bank.
En god administrativ assistent vil være en som kan sjonglere med flere administrative assistentoppgaver mens du sørger for at alt arbeid er fullført i tide. Noen administrative assistenter er generelle assistenter for hele kontoret, mens andre spesialiserer seg på spesifikke felt, for eksempel finans eller markedsføring. En karriere som administrativ assistent kan være en lukrativ og givende, og tilbyr generelt mange fordeler som helsemessige fordeler og relativt jevn timer. En administrativ assistent kan jobbe på heltid eller deltid, avhengig av kontoret.