Hva gjør en back office-assistent?

En back office-assistent utfører oppgaver som er nødvendige for administrasjon av en virksomhet, vanligvis under tilsyn av en back office-leder eller, på små kontorer, direkte under fagpersonen eller fagfolk som tilbyr tjenester. Arbeidet med en backoffice-assistent avhenger i stor grad av den type virksomhet han eller hun jobber for. I mange bakkontorer kan en assistent være ansvarlig for å fullføre grunnleggende eller til og med avanserte kontoradministrasjons- og bokføringsoppgaver. På medisinske kontorer eller tannlegekontorer kan assistenter utføre grunnleggende laboratoriearbeid, utarbeide prøver for testing eller kode kode medisinske poster for fakturering.

I mange virksomheter kan noen arbeidere ha ansvar for å jobbe med kunder og kunder så vel som for allmennheten. Det er ofte sagt at denne staben jobber i frontkontoret. Ansatte som fokuserer på å utføre support og administrative tjenester som holder virksomheten i gang, men som har få kontakter med kunder og klienter, anses som back office-ansatte. Antall ansatte og mangfoldet og kompleksiteten i deres oppgaver er forskjellig på hvert back office. Hvis det er mer enn en ansatt på et bestemt kontor, fungerer vanligvis minst en person som en leder som overvåker andres arbeid. Hvis back office består av flere forskjellige avdelinger, som hver jobber under en annen manager, kan en back office-assistent utføre et relativt smalt spekter av oppgaver innen den avdelingen.

I situasjoner der et back office utfører administrative, IT og regnskapsmessige funksjoner, kan hver back office assistent fokusere på å hjelpe avdelingen med å utføre disse nødvendige oppgavene. For eksempel kan en assistent på baksiden være ansvarlig for å opprettholde regneark på hele eller noen av virksomhetens økonomi. Assistenten vil deretter rapportere til sin leder, som kan være regnskapsfører, kontrollør eller hovedbokholder. De som utfører andre, mer generelle typer kontoroppgaver, kan rapportere til en kontorsjef.

Kvalifikasjonene for å være backoffice-assistent varierer avhengig av oppgavene som utføres, samt kontoret. I mange tilfeller vil en back office-assistent som jobber i kontoradministrasjon forventes å ha minst et videregående vitnemål og erfaring med å jobbe med forskjellige typer standard office-programvare. De som utfører mer spesialiserte oppgaver, for eksempel bokføring, kan trenge å ha en slags sertifisering eller utdanning innen regnearkhåndtering. Medisinske kontorarbeidere må vanligvis ha enda mer spesialiserte ferdigheter og opplæring innen områder som labarbeid eller medisinsk fakturering.