Hva gjør en faktureringsrepresentant?
En faktureringsrepresentant vedlikeholder kundedatabaser, utsteder regninger og håndterer kommunikasjon relatert til faktureringssaker. Mange verktøy, legekontorer og lignende tjenesteleverandører bruker faktureringsrepresentanter for å administrere sine fakturerings- og betalingssystemer. Det er vanligvis ingen spesielle pedagogiske krav for dette arbeidet utover et videregående vitnemål, selv om noen kontorer forventer relevant erfaring innen administrativ støtte og fakturering spesielt. Jobbmulighetene kan variere, avhengig av erfaring, trening og region.
Når nye kunder eller kunder kommer, registrerer faktureringsrepresentanten dem, samler grunnleggende informasjon, registrerer den og tar noen spesielle bekymringer. Dette kan omfatte kvalifisering for tjenester gjennom forsikring eller andre betalingsprogrammer. Faktureringsrepresentanter kan gi råd, varsle folk om sine forpliktelser når de godtar produkter og tjenester og tilbyr råd om å redusere utgifter. For eksempel, hvis en klient på et legekontor har forsikring, kan faktureringsrepresentanten gi råd om forhåndsgodkjenning for visse prosedyrer eller behandlinger.
Når selskapet leverer tjenester, genererer faktureringsrepresentanten regninger og sender dem til den aktuelle parten. Dette kan være et forsikringsselskap, myndighetsorgan som leverer tjenester, arbeidsgiver eller annen enhet. Eventuell resterende betaling på regningen er kundens ansvar. Faktureringsrepresentanter kan jobbe med betalingsplaner og andre tiltak for å håndtere store og uventede regninger. De holder kundekontoer i god status og opprettholder kommunikasjonen med kunder som har utestående saldo for å øke sjansene for å samle saldoen i sin helhet.
Denne jobben kan omfatte forsikringsbekreftelse, kontroller for å sikre at klienter er forsikret og for å bestemme arten av dekningen. Faktureringsrepresentanter kan være nødvendig å være kjent med kodingspraksis som brukes for å identifisere tjenester og prosedyrer ved bruk av et standardisert system. I noen tilfeller kan flere systemer brukes av samme firma, avhengig av hvor regningene går. Forsikringsselskaper kan for eksempel ha egne koder som må angis riktig for å motta utbetalinger.
Opprinnelige samlinger på klientkontoer som ser ut til å være på etterskudd kan være en faktureringsrepresentant. Dette kan omfatte etablering av korrekt kontaktinformasjon, utstedelse av krav om betaling og levering av informasjon om betalingsmetoder. Hvis kundene ikke svarer på innsamlingsforsøk, kan selskapet overføre dem til en tredjepart som bruker mer aggressiv praksis, mot betaling. Ved å fokusere utelukkende på samlinger, i motsetning til en faktureringsrepresentant som håndterer en rekke oppgaver, kan det hende at tredjeparten kan øke inkassosatsen.