Hva gjør en fakturatilsynsmann?

En faktureringsveileder leder et team av funksjonærer som er ansvarlige for å sende fakturaer til klienter, og for å samle inn betalinger. Veilederen må tildele oppgaver i faktureringskontoret og føre tilsyn med de daglige aktivitetene til funksjonærene. I noen tilfeller kan veilederen ha myndighet til å rekruttere og avslutte funksjonærer, mens veiledere nesten alltid har ansvar for å tilby opplæring og råd på arbeidsplassen.

Forsikringsselskaper, sykehus, satellitt-TV-selskaper og andre tjenesteleverandører sysselsetter vanligvis fakturateam i egen regi, og disse teamene administreres av en fakturatilsynsmann. Noen arbeidsgivere krever at veiledere har oppnådd college grader innen forretningsadministrasjon, regnskap, ledelse eller lignende felt. Andre firmaer bruker ganske enkelt erfarne og dyktige faktureringskontorer i veilederroller. Store forsikringsselskaper kan ansette flere fakturatilsynsmenn for å lede leder av funksjonærer som håndterer betaling for forskjellige typer forsikringer.

Daglig må faktureringsveilederen gi funksjonærer lister over klienter som må faktureres for nyere tjenester. I mange tilfeller må veilederen fullføre daglige, ukentlige eller månedlige rapporter for å holde oversikt over antall klienter som er fakturert og antall fakturaer som er betalt. Veileder kan hjelpe assistenter med å finne klienter som ikke lett kan nås. I tillegg har fakturatilsynsmannen normalt kunnskap om lokale innsamlingspraksis og lover og kan derfor gi rådgivere beskjed om den beste lovlige måten å innkreve forfalt gjeld på.

Kunder bestrider noen ganger fakturaer enten fordi de oppførte tjenestene ikke ble levert, eller fordi fakturasummen avviker fra den estimerte kostnaden for tjenester. I mange land betaler forsikringsselskaper medisinsk premie på vegne av de forsikrede, men forsikringer dekker vanligvis bare visse kostnader. I dette tilfellet må faktureringskontorene fakturere den forsikrede for resten av regningen. Gebyrer som involverer medbetalinger resulterer ofte i tvister mellom kontorister og forbrukere. Slike tvister eskaleres vanligvis til fakturatilsynsmannen som har myndighet til å frafalle gebyrer eller til å bekrefte informasjonen levert av kontorist hvis fakturaen var riktig.

Bortsett fra å forsøke å løse tvister som involverer klienter, må fakturatilsynsmannen også håndtere mellommenneskelige tvister som involverer funksjonærer. Faktureringsveilederen har normalt ansvaret for å skrive personalplanen og har vanligvis myndighet til å disiplinere ansatte som er forsinkede, ikke klarer å dukke opp for arbeid eller som presterer dårlig på jobb. I noen land er ansatte pålagt å sende inn tidskort som beskriver arbeidstiden sin, og fakturatilsynsmannen må signere disse kortene for å godkjenne lønnsutbetalinger.