Hva gjør en budsjettansvarlig?

En budsjettansvarlig fører tilsyn med en organisasjons inntekts- og utgiftsprosess. Jobben har elementer av økonomisk regnskap, prognoser, revisjon og prosesstilsyn. Denne stillingen kan være organisasjonsomfattende eller prosjektbasert. Tittelen er veldig typisk i offentlige etater og ideelle organisasjoner, men kan også være en utpekt rolle i for-profit bedrifter som driver med prosjektledelse.

Organisasjoner har vanligvis et driftsbudsjett og et kapital, eller fasiliteter og utstyr, budsjett. Et kapitalbudsjett har en tendens til å være statisk, ettersom kapitalutgiftene har en tendens til å skje i henhold til en spesifikk plan som krever lite daglig styring. Driftsbudsjetter er imidlertid veldig flytende. Disse typer budsjetter er avhengige av anslag og inntekter som blir gjort i begynnelsen av året, men kan vise seg å være unøyaktige når virkeligheten av forretningsdriften spiller ut i sanntid.

Finansdirektører (CFO) eller økonomidirektører ansetter vanligvis budsjettansvarlige som spesialister i mellomledelsen. Budsjettansvarlig håndterer alle aspekter av utviklingen av drifts- og kapitalbudsjettene i begynnelsen av regnskapsåret når en organisasjon planlegger for året fremover. Hans plikter ender imidlertid ikke med planlegging for fremtiden. En budsjettansvarlig overvåker også ansatte, avdelinger eller prosjekter for å sikre at inntekter og utgifter treffer budsjettmålene. Hvis inntektene er underbudsjett eller utgiftene går over budsjettet, rapporterer budsjettsjefen variansen til organisasjonens ledere slik at anslag og planer kan endres.

Spesifikke plikter for en budsjettansvarlig inkluderer utvikling av enkelt- eller flerårige prognoser for inntekter og utgifter over hele organisasjonen eller prosjektet. Disse prognosene er vanligvis fordelt på prosjekt eller avdeling, spesielt for driftsbudsjetter. Når budsjettet for et regnskapsår er godkjent, jobber lederen med avdelings- og prosjektledere for å holde sine aktiviteter innenfor budsjettparametere. Budsjettansvarlig samhandler ofte med ledere om driftsbudsjettet, noen ganger på månedlig basis, for å rapportere avvik og tilby løsninger for å endre budsjettet for å gjenspeile faktiske forhold.

På slutten av regnskapsåret samsvarer lederen budsjettet med de faktiske utgiftene og inntektene som er generert, og gir denne informasjonen til organisasjonens ledere og skattefagfolk. Prosessen starter deretter på nytt, da kommende årlige budsjetter blir endret for å gjenspeile hva som skjedde i året som nettopp gikk. I mellomtiden er budsjettansvarlig ansvarlig for å etablere retningslinjer og prosedyrer for rapportering av inntekter og utgifter og administrere en budsjettprosess som er i samsvar med beste praksis i bransjen.