Hva gjør en kirkesekretær?
En kirkesekretær håndterer vanligvis alle administrative saker for en kirke, fra å svare på telefoner til å utforme oppslag, lage kopier og administrere korrespondanse. Jobben er imidlertid ofte mye mer enn bare å sjonglere papirarbeid og ringe telefoner. De fleste sekretærer må også fungere som et ansikt for hele organisasjonen. Grunnleggende kunnskaper om kirken, dens struktur og tro er ofte avgjørende, ettersom sekretæren kan bli bedt om å svare på brede spørsmål fra et bredt spekter av mennesker.
Spesifikasjonene til hva en kirkesekretær ikke nødvendigvis avhenger av detaljene i organisasjonen det er snakk om. Det meste av tiden utgjør imidlertid administrative oppgaver hoveddelen av jobben. Sekretæren administrerer vanligvis kirkens frontkontor. Dette innebærer å opprettholde masterkalenderen, planlegge avtaler og vite hvordan man skal nå alle ansatte. Han eller hun må være godt kjent med kirkens programmering og må vite hvordan han kan rette spesifikke spørsmål fra publikum.
Til en viss grad må en kirkesekretær være en generell kirkelessurs, både for menighetene og for omverdenen. På innsiden er han eller hun ansvarlig for å koble kirkemedlemmer med pastorer, administrere påmeldinger til klasser og arrangementer, og publisere og distribuere kunngjøringer. Dette inkluderer ofte administrering av e-postdatabaser, så vel som trykte løpesedler og oppslag.
Sekretærer må også representere kirken og dens programmering for omverdenen. Nykommere med spørsmål om tjenester eller begivenheter når vanligvis kirkesekretæren som et første referansepunkt når de ringer. Sekretæren må kunne svare høflig og ærlig på spørsmål om kirken og dens politikk. Å planlegge pastoral rådgivning, gi fakta om bryllups- og begravelsesplanlegging og svare på spørsmål om kirkens grunnleggende oppfatninger, ligger i kirkesekretærens stillingsbeskrivelse.
I noen kirker, særlig de som er veldig store, kan en kirkesekretær bli tildelt en individuell pastor eller prest. Denne typen kirkesekretær er på mange måter som en personlig assistent. Han eller hun vil administrere pastors personlige timeplan og vil motta og sende ut korrespondanse i pastorens navn. Sekretæren vil samhandle med andre medlemmer av kirkens ansatte og vil av og til påta seg mer generelle oppgaver, som å hjelpe til med å utarbeide ukentlige nyhetsbrev, men tilbringer mesteparten av hver dag i tjeneste for bare en person. Kirker med denne strukturen har vanligvis flere sekretærer: ofte en for hvert medlem av seniorledelsen, og en eller flere for å sitte i resepsjonen og håndtere mer generelle henvendelser.
Alle sekretærer må vanligvis jobbe sammen for å opprettholde konsistens, både i oppsøkende og i oppgaveledelse. Dette gjelder like mye for store kirker med flere sekretærer som for små kirker med forskjellige deltidsadministrative assistenter som jobber sammen for å dekke jobben. Kirkekontoret er en integrert del av de fleste kirkeorganisasjoner, og sekretærenes primære rolle er å sikre at dette kontoret er effektivt, effektivt og hjelpsom.