Hva gjør en geistlig assistent?

En geistlig assistent er ansvarlig for å gi generell kontorstøtte til en gruppe mennesker. Denne typen assistent kan arbeide i et hvilket som helst antall felt, inkludert advokatkontorer, skoler og mange virksomheter. De nøyaktige oppgavene som den geistlige assistenten har ansvar for, varierer avhengig av selskapet, men det er vanlig at en assistent svarer på telefoner, utfører arkivering og planlegger møter. Ulike typer dataoppgaver kan også være inkludert, og bruk av grunnleggende kontormaskiner er vanlig. Ulike selskaper har forskjellige forventninger til mennesker i denne stillingen, så det er en god idé å lese stillingsbeskrivelsen grundig for å avgjøre hva en spesifikk geistlig stilling innebærer.

Å jobbe med telefoner er ofte en stor del av jobben med en geistlig assistent. I noen selskaper kan en geistlig assistent også være ansvarlig for å svare på e-postmeldinger og meldinger på sosiale nettverk. Assistenter kommuniserer ofte med kunder og forretningsforbindelser ved hjelp av disse metodene for å utføre viktige funksjoner for selskapet.

Å bruke kontorutstyr er en annen stor del av jobben til en geistlig assistent. Skannere, kopimaskiner og faksmaskiner brukes ofte til å utføre en rekke funksjoner. Datamaskiner brukes selvfølgelig ofte til virtuell arkivering, meldingssammensetning og mange andre oppgaver. Dataregistrering på datamaskiner blir ofte tilordnet geistlige assistenter, og det samme gjelder vedlikehold av datastyrte datobøker og annet organisasjonsmateriell. Noen ganger blir også administrasjon av små mengder penger og utarbeidelse av små budsjetter tildelt assistenter.

Å avtale er ofte en oppgave som er utpekt til geistlige assistenter. En assistent kan være ansvarlig for å planlegge møter, sørge for at avtaler ikke overlapper hverandre og omdirigere potensielle kunder til et passende medlem av kontorpersonalet. Ofte er en assistent også pålagt å organisere post og annet kommunikasjonsmateriell. Avhengig av hvilken type arbeid kontoret utfører, kan det være nødvendig med en geistlig assistent å signere for pakker og viktige materialer og lede disse materialene til de aktuelle destinasjonene.

Enhver assistent har som hovedoppgave å hjelpe andre arbeidere, og derfor varierer de nøyaktige oppgavene en assistent kan utføre. På et bibliotek kan for eksempel en assistent bli bedt om å bruke strekkoder på bøker, mens på en skole kan en assistent bli bedt om å hjelpe med å dele ut skapkombinasjoner. I dette yrket er fleksibilitet ekstremt nyttig, spesielt hvis noen jobber for kontoret i en midlertidig kapasitet. Det en geistlig assistent først og fremst gjør er å gjøre kontoret til et lettere sted å jobbe, og assistenten gjør dette ved å gjøre det han eller hun blir fortalt.