Hva gjør en kundeservicerepresentant?
En kundeservicerepresentant er ansvarlig for å sikre at behovene til en tildelt kundebase blir ivaretatt. Ulike typer bransjer har representanter for kundeservice. Personer som tar på seg rollen som en kundetjenesterepresentant er ofte det første og kanskje eneste kontaktpunktet som en klient har med et selskap. Det er viktig at den enkelte i denne typen roller har evnen til å lytte til og forholde seg til klienten, samtidig som den sikrer at klientens henvendelser og bekymringer blir adressert. Uansett bransje utføres klienttjenestens roller vanligvis i en kontormiljø og krever datamaskin, telefon, skrive- og feilsøkingsferdigheter.
Å gi svar på en kundes henvendelser er en av de viktigste jobboppgavene til en kundeservicerepresentant. Han eller hun kan jobbe i et kundesenter, et forretningskontor eller et hjemmekontorsted. De i lavere stillinger tar innkommende anrop fra kunder angående kontostatus, fakturering eller mindre tekniske problemer. De i mellomnivåstillinger kan ha en tildelt kundegrunnlag som består av forretningsbrukere, og de kan bruke dagen på å administrere kundebasens ordrer og feilsøke eventuelle problemer som oppstår. Kommunikasjon kan hovedsakelig skje gjennom e-post og utgående telefonkontakt.
En kundeservicerepresentant er en talsmann for kunden. Stillingen krever at det gis informasjon til kunden angående produktet eller tjenesten, samt selskapets policy når det er nødvendig. Å presentere kunden de beste tilgjengelige alternativene for sin situasjon krever både lytte- og sonderingsevner. Representanter for kundeservice kan også bruke tid på å gå en kunde gjennom grunnleggende feilsøkingstrinn. Feilsøking innebærer å stille spørsmål for å finne ut hva det nøyaktige problemet er og hjelpe kunden med en rekke mulige løsninger.
Mange bransjer har tjenesterepresentantstillinger, inkludert bank, telekommunikasjon, menneskelige ressurser, detaljhandel, internettmarkedsføring og lønn. Selv om informasjonenes art og tekniske dybde kan variere, innebærer beskaffenheten til en representant for en kundeserviceposisjon en-mot-en-samhandling med en rekke personligheter og navigere i flere datamaskindatabaser samtidig. Skriftlig dokumentasjon som inneholder feilsøkingstrinn og milepæler for kommunikasjon er en avgjørende jobbplikt. Spesifikke arbeidsgivere kan ha individuelle retningslinjer som en tjenesterepresentant må overholde mens de utfører rollens grunnleggende oppgaver.