Hva gjør en samling veileder?

En samling veileder administrerer og leder aktivitetene til en stab av samlere, regnskapsførere, bokførere og kundeservicerepresentanter og fører samtidig tilsyn med innsamling og kundeserviceaktiviteter. Han sikrer samlerenes overholdelse av bransjeetikk og myndigheters retningslinjer. Personalets ytelse overvåkes og evalueres av ham, og han trener nye ansatte i innsamlingsprosedyrer.

I tillegg til å føre tilsyn med innsamlingsavdelingspersonalet, sporer innsamlingslederen tilbakemeldinger fra kunder gjennom gjennomgang av innkommende brev, e-postmeldinger og telefonsamtaler og analytiske data samlet inn utenfor rapporteringsbyråer. Han identifiserer feil eller mangler ved innsamlingsprosedyrer og anbefaler løsninger for å øke samlingene på kriminelle kontoer, samtidig som kundenes tilfredshet og beholder sikres. Ansatte oppfordres til å gi konstruktive tilbakemeldinger for å hjelpe ham i gjennomføringen av forbedrede innsamlingsprosesser.

I tillegg til å spore samlinger og lede sin stab, er samlingslederen ansvarlig for utarbeidelse av rapporter for øverste ledelse. Disse rapportene gjenspeiler kundeklager og tilfredshetsnivå, samt gir daglig, ukentlig eller månedlig analyse av innsamlingsdata sammen med mål og anslått inntekt. Rapportene kan bli forespurt i form av regneark, fortellinger eller en kombinasjon av de to. Innsamlingsveileder kan være pålagt å presentere disse rapportene muntlig, så vel som å presentere papirkopier til forskjellige avdelingsledere og nøkkelkontoer som kan mottas.

Når en konto presenterer utfordringer som ikke er tilstrekkelig adressert av innsamlingspersonalet, samles veilederen. Han kan direkte samhandle og forhandle med kunden eller bare gjennomgå kontoaktiviteten og avgjøre om den kvalifiserer for en betalingsplan eller vil bli bedre utstedt som en gjeldsavskrivning. Hvis et uvanlig høyt beløp står på spill eller kunden har bevist resultater med økonomisk bedring, kan innsamlingslederen be om assistanse eller råd fra en toppleder.

Utmerkede muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner er påkrevd for å være en effektiv innsamlingsveileder, da klare samhandlinger mellom ansatte, kunder og ledelse er avgjørende for at driften skal være lønnsom og vellykket. Veilederen må også være dyktig i å håndtere forskjellige ledelsesnivåer og personell for å identifisere og løse konflikter. Kommunikasjon med eksterne byråer kan også være nødvendig for å identifisere spesielle problemer eller omstendigheter.

Sammen med velutviklede mennesker ferdigheter, må en samling veileder ha kunnskap om grunnleggende dataprogrammer. Han kan også være pålagt å lære seg regnskaps- eller inkassoprogramvare som er spesifikk for selskapet eller bransjen.