Hva gjør en samsvarskoordinator?
En samsvarskoordinator samarbeider med en organisasjon for å hjelpe den med å oppfylle forskriftsforpliktelser. Disse fagfolkene, også kalt compliancespesialister og konsulenter, har vanligvis to til fem års erfaring i bransjen. De er kjent med alle relevante forskrifter, inkludert planlagte og foreslåtte retningslinjer som kan påvirke arbeidsgivere sine aktiviteter. Noen bransjer der en samsvarskoordinator kan fungere, kan omfatte bank, helsehjelp og utdanning.
Dette medlemmet av et selskaps personell fungerer som en forbindelse mellom selskapet og reguleringsorganer eller inspektører. Samsvarskoordinatoren må være kjent med eventuelle forskrifter som gjelder for et selskap for å yte bistand. På en gitt dag kan det være nødvendig å møte traineer i selskapet, tilsynsmyndigheter og administratorer som setter og håndhever politikk i organisasjonen. Gode kommunikasjonsevner er viktig for å sikre at informasjon blir formidlet og forstått fullt ut.
I selskapet kan en samsvarskoordinator hjelpe firmaet med å fastsette retningslinjer som vil hjelpe det å holde seg i tråd med overholdelse. De i stillinger som er berørt av lovgivning, kan trenge å møtes for å få spesialundervisning. Dette kan være så enkelt som å bli gitt en manual med informasjon, eller det kan kreve flere dager med trening for å bekrefte at medarbeideren er klar. På et medisinsk kontor, for eksempel, kan samsvarskoordinatoren diskutere bekymringer som personvern med sekretærpersonalet. De kan bli bedt om å signere dokumentasjon som indikerer at de forstår arten av personvernforskrifter og er forberedt på å overholde dem.
Tilsynsmyndigheter kan med jevne mellomrom inspisere et firma for tegn på samsvar, eller be om dokumentasjon fra overholdelseskoordinatoren. Dokumenter som medarbeiderhåndbøker, skjemaer og kopier av retningslinjer kan bli bedt om som en del av en gjennomgang av selskapet. Samsvarskoordinatoren gir all denne informasjonen, svarer på spørsmål og stiller opp til møter med ansatte og administratorer hvis det er nødvendig. Hvis det avdekkes problemer i en regelgjennomgang, må dette medarbeiderne utvikle en handlingsplan for å adressere dem, og det kan hende at han må jobbe med annet personell for å implementere den.
En oppmerksomhet på detaljer er viktig for jobber på dette feltet. Samsvarskoordinatorene må holde seg oppdatert om gjeldende og foreslått lovgivning som kan påvirke arbeidsgiverne deres. Mange følger også med på forskjellige alternativer de kan bruke for å oppfylle myndighetskrav. Nye programvareprodukter og treningsverksteder, for eksempel, kan holde personalet på oppgaven og kan lette innlevering av nødvendige dokumenter og erklæringer. Det er også juridiske bekymringer for personer i denne stillingen, da de kan være ansvarlige hvis de gir dårlige råd eller oppfører seg uaktsomt mens de er pålitelige som en kilde til informasjon.