Hva gjør en konferansekoordinator?

En konferansekoordinator, også kjent som en møte- og konferanseplanlegger, gjør det som er nødvendig for å tilrettelegge og arrangere for møter, konferanser og andre spesielle arrangementer. De er vanligvis ansvarlige for å kommunisere med alle typer virksomheter og publikum som trenger noen til å organisere et arrangement. Det er en kritisk del av denne jobben å planlegge, koordinere og til og med lede detaljer om konferanser eller annen type spesiell begivenhet. Budsjetter, leverandørkontrakter og reisearrangementer kan også være jobben som en konferansekoordinator. Arbeidstid for de i denne stillingen går vanligvis over 40 timer i uken og kan til og med kreve arbeid sent på natt eller helg.

Konferansiekoordinatorer kan kontakte sponsororganisasjoner og matche dem til det beste, mest mottakelige publikummet. Koordinatorer må ha en grunnleggende forståelse av selskapene eller organisasjonene som sponser konferansene. En del av suksessen til en konferansekoordinator henger sammen med hans eller hennes evne til å forstå inntrykket av at et selskap ønsker å kommunisere og levere det til de som best mottar det. For eksempel kan en konferansekoordinator kontakte en kreftforskningsgruppe som ønsker å vise sine siste funn med flere kreftoverlevende grupper i en bestemt region i landet. Å samle disse to gruppene er en av de viktigste oppgavene til en konferansekoordinator.

På grunn av forberedelsene som er nødvendige for et arrangement, jobber konferansekoordinatorer vanligvis under ekstremt press og begrensede tidsbegrensninger. Dette krever mye tålmodighet og evnen til å opprettholde ro og profesjonell tilstedeværelse mens du fortsetter å jobbe under vanskelige forhold. En konferansekoordinator må raskt etablere et arbeidsforhold med et stort antall lokale leverandører og tjenesteleverandører for å kunne planlegge og gjennomføre alle oppgaver som er nødvendige for å gi et gunstig resultat for en konferanse.

Eksepsjonelle organisatoriske ferdigheter er nødvendige for at en konferansekoordinator kan fungere. En konferansekoordinator er ansvarlig for de logistiske og administrative arrangementene knyttet til en hendelse, slik at han eller hun kan kommunisere med mange forskjellige typer mennesker, inkludert høyt plasserte ledere, forskjellige tjenesteleverandører, leverandører, teknikere og konferansedeltakere. Evnen til å gjøre avtaler og forhandle om kontrakter for tjenester mens du arbeider innenfor et forhåndsbestemt budsjett er en stor del av denne jobben.

Konferansiekoordinatorer bruker en god del av tiden sin på telefon og jobber ut detaljer for konferansene de planlegger. Når de ikke er på kontoret, jobber de vanligvis på hotellet, et konferansesenter eller et annet konferansested. Avhengig av type og størrelse på selskapene de jobber for, kan koordinatorer reise mye.

Minimal reise er nødvendig for lokale organisasjoner eller arrangementer, men å jobbe med et større selskap med internasjonale kontorer kan kreve reiser til utlandet. Arbeidstid er vanligvis uregelmessig og kan gå utover den typiske 40 timers arbeidsuken. Etter timer kan plikter og helgearbeid være typisk, spesielt under selve konferansene.