Hva gjør en kontraktskoordinator?

Mange bedrifter ber andre selskaper tilby produkter eller tjenester som er viktige for driften av virksomheten. Et advokatfirma kan for eksempel kreve tjenester fra et fotokopiselskap når de har store mengder kopiering. En kontraktskoordinator hjelper deg med å finne riktig selskap for å tilby et produkt eller en tjeneste. Hun kan også forhandle frem en kontrakt mellom to eller flere selskaper. I tillegg kan en avtalekoordinator sørge for at avtalevilkårene følges, og at ingen av partene har brutt kontrakten.

En av de første oppgavene til avtalekoordinatoren kan være å finne et selskap som kan levere varene eller tjenestene som trengs. For eksempel kan koordinatoren for et advokatfirma som leter etter et fotokopiselskap snakke med flere representanter fra forskjellige kopiselskaper for å se om de takler høye volum av kopier og en rask omdreiningstid. På dette tidspunktet kan avtalekoordinatoren også begynne å diskutere priser.

Når et selskap er valgt, kan avtalekoordinatoren forhandle kontrakten; hun kan også sette betingelsene i kontrakten, skissere alle forventninger og sette betingelsene som vil føre til at kontrakten slutter. I mange tilfeller vil kontrakten bli gjennomgått av en advokat eller en øverste ledelsesperson før den er ferdigbehandlet.

Etter at kontrakten er signert av begge parter, er kontraktskoordinatoren vanligvis ansvarlig for å opprettholde kontrakten. Det kan hende hun kontrollerer at tjenestene eller produktet er av den kvaliteten som forventes. Hun kan også se at avtalevilkårene opprettholdes. Hvis ikke, kan hun bestemme seg for å si opp kontrakten, spesielt hvis det er vilkår i kontrakten som gjør at hun kan gjøre det. For eksempel, hvis et advokatfirma konsekvent er bekymret for egenskapene til kopiene som det avtalte kopiserviceselskapet har laget, eller hvis frister ofte blir savnet, kan avtalekoordinatoren ha grunn til å avslutte kontrakten.

Mange ganger jobber avtalekoordinatoren med ledere i et bredt spekter av selskaper. Hun kan samarbeide med ledere i sitt eget selskap for å signere på kontraktene hun har satt opp, samt med ledere i andre selskaper når hun forhandler om kontraktens betingelser. I det hele tatt må hun ha gode kommunikasjonsevner og kunne analysere et bredt utvalg av forretningskontrakter.