Hva gjør en kontraktsjef?

En kontraktsjef håndterer administrasjonen av den skriftlige avtalen mellom et selskap og en leverandør. Lederen kan jobbe på hver side av kontrakten. Denne stillingen brukes i mange forskjellige bransjer, inkludert ideelle organisasjoner, ideelle organisasjoner og offentlige etater, så plikter og arbeidsomfang kan variere. Generelt er en kontraktsjef ansvarlig for utførelse av kontrakt og kontinuerlig kommunikasjon med den andre parten. Spesifikke plikter kan omfatte vedlikehold av filer, økonomisk rapportering og overvåking av kontraktsvilkårens fremdrift.

Mange forskjellige typer bedrifter og organisasjoner ansetter utenfor firmaer for å fullføre arbeid som ikke kan utføres internt. Disse firmaene er kontraherte som tredjepartsleverandører og samtykker i å utføre vilkårene i en skriftlig avtale. Disse skriftlige avtalene dekker vanligvis en betydelig periode, noen ganger flere år, og danner grunnlaget for et pågående forhold som må styres tett for å sikre at begge parter får det som ble lovet i henhold til kontrakten. Forholdet må også styres for å sikre at prosjektet holder seg innenfor kontraktsparametere og at personalendringer ikke forstyrrer driften.

Videre er hver kontrakt forskjellig. Det er ikke en standard leverandørkontrakt som har samme vilkår uavhengig av de involverte parter. Kontraktsjefen administrerer hver kontrakt som et unikt forhold til sine egne betingelser og parametere. Vanligvis blir han tildelt en forhandling når betingelsene er avtalt og er opprinnelig ansvarlig for å få alt papirarbeidet signert og levert. Når kontrakten er i drift, fungerer han som poengperson for administrasjon til kontrakten er inngått.

Administrering av en kontrakt kan inneholde mange spesifikke plikter, avhengig av engasjementets art. Kontraktsjefen er ansvarlig for kommunikasjonen mellom partene, inkludert statusoppdateringer som sporer fremgang mot mål. I mange tilfeller kan han fungere som hovedansvarlig for kontrakten, foreta nettstedsbesøk og gjøre stikkprøver for å sikre at ingenting uvanlig skjer. Oftest er kontraktsjefen ansvarlig for utgiftsbudsjettet, sporing av utgifter, innsamling av kvitteringer og kontakt med finansavdelingen for å lage økonomiske rapporter.

Kontraktsjefen håndterer også kontraktsavvik og administrerer endring. Hvis leverandøren opplever omsetning av nøkkelpersoner eller en budsjettendring må gå gjennom godkjenningskanaler, håndterer kontraktssjefen opplysningene slik at prosjektet fortsetter å fungere problemfritt. Vanligvis er han ansvarlig for periodisk kontraktsrapportering som presenterer status for arbeidet som er utført under kontrakten for interessenter.