Hva gjør en konvensjonsplanlegger?

En konvensjonsplanlegger er noen som spesialiserer seg på planlegging og organisering av stevner, alt fra møte av leger til tegneseriekonvensjoner. Konvensjonsplanleggere kan jobbe for populære konferansesider, og tilbyr hjelp til folk som bestiller disse nettstedene med det formål å holde konvensjoner. De kan også jobbe for private selskaper, og noen konvensjonsplanleggere spesialiserer seg i bestemte typer konvensjoner, og blir den go-to-personen for folk som ønsker at stevner skal løpe jevnt og tiltrekke deltakere.

Organisering av en stevne krever mye innsats. I tillegg til å sikre et nettsted der konvensjonen skal holdes, tar en konvensjonsplanlegger også vare på å skaffe ansvarsforsikring, en arbeidsstyrke for konvensjonen og eventuelle spesielle objekter og støtte som trengs av konvensjonsdeltakere. Konvensjonsplanleggere kan også bestille suiter av rom på lokale hoteller, koordinere transport til og fra store flyplasser og arrangere overnattingssteder for gjesteforelesere og honorees påkonvensjon. Planleggingstjenester inkluderer også å gjøre ordninger for måltider, få tillatelser hvis de er nødvendige for stevnet, organisering av sikkerhet og tar vare på spesielle tjenester som barnehage for konferansedeltakere.

I tillegg til å håndtere de fysiske nøttene og boltene i konvensjonen, håndterer konvensjonsplanleggeren også trykt materiale for stevnet, fra skilt til å lede folk rundt anlegget til konferanseprogrammer som ble delt ut til folk som deltar på stevnet. Convention Planner organiserer og publiserer en plan, bøker foredragsholdere og panelgjester, og tar forbehold fra folk som planlegger å delta på stevnet. Reservasjonssystemer inkludert sporingssystemer for betalinger og systemer for å generere nametags. Convention Planner setter også sammen godteposer og annet materiale for personer som deltar på stevnet.

konvensjonsorganisering også usuaLly inkluderer markedsføring og annen kommunikasjon, som inkluderer mailere, nettsteder, e -postlister og arrangementet av oppslagstavler for deltakere som vil nettverk før stevnet. Konvensjonsplanleggeren koordinerer også mottakelsen av objekter som sendes til stevnet, for eksempel bås og boder for et salgsgulv, bøker av forfattere som taler på stevnet, og så videre. Å organisere konvensjonsrommet er også en kritisk del av jobben, med konvensjonsplanleggere som tildeler visningsplass, bestemme hvilke paneler og hendelser som skal gå dit, og sikre at deltakerne tar veien dit de trenger å gå.

En konvensjonsplanlegger får vanligvis hjelp av en stab som forskjellige oppgaver kan delegeres til, og ansatte er til stede til enhver tid under stevnet for å håndtere problemer når de oppstår. Denne typen arbeid krever utmerket organisering og menneskers ferdigheter, og evnen til å sjonglere mange forskjellige oppgaver samtidig. I en gitt dag kan en konvensjonsplanlegger takle wmed en foredragsholder som er dempet om hotellovernatting, lokalt politi bekymret for parkeringsproblemer, leverandører som ønsker å bytte plass i konferansegulvet, og et bredt utvalg av andre problemer.