Hva gjør en bedriftsreiserkonsulent?
En bedriftsreisekonsulent jobber som et dedikert reisebyrå for store bedrifter. Han eller hun må forske på og lage reisearrangementer for enkeltansatte eller store gruppearrangementer, for eksempel forretningskonvensjoner. Disse konsulentene tilbyr også kulturelle råd til ansatte som skal reise internasjonalt, for å hjelpe dem med å kommunisere effektivt med utlendinger.
Mange store virksomheter har flere filialer som er lokalisert over hele verden; en bedriftsreisekonsulent kontakter lokale hoteller i nærheten av filialene og diskuterer selskapets priser. Konsulenten kan faktisk opprette en kontrakt mellom virksomheten og hotellet for å sikre at fremtidige reservasjoner blir sikret under en avtalt pris. I tillegg kan han eller hun diskutere gruppepriser hvis hotellet vil bli brukt av flere bedriftsansatte samtidig, for eksempel til et årlig bedriftsmøte.
Før du anbefaler et hotell for en forretningskontrakt, vil bedriftens reisekonsulent vanligvis besøke hotellet for evaluering. Konferanserom og hotellrom blir ofte inspisert for generell komfort og kvalitet for å sikre at de stemmer godt overens med selskapet. Konsulenten kan møte hotellledelsen for å diskutere spesielle behov som selskapet kan ha, for eksempel å reservere en hel etasje med rom til en stor bedriftssamling.
Transport til og fra hotellet, så vel som i løpet av turen, blir normalt arrangert av bedriftens reisekonsulent. Hver by tilbyr forskjellige transporttyper; konsulenten må forske og velge den mest pålitelige, sikre og kostnadseffektive reiseformen. Mange ganger vil bedriftsreisekonsulenten samarbeide med et spesifikt leiebilfirma og opprette en kontrakt. Denne kontrakten vil gi en rabattert pris til reisende ansatte med den aktuelle virksomheten.
Reiser medfører en del risikoer, for eksempel å savne en forbindelsesflyging på grunn av forsinkelser på flyplassen. Bedriftsreisekonsulenten vil gripe inn på den reisende ansattes vegne og planlegge alternative reiseplaner; som et resultat blir arbeidstakeren profesjonelt omdirigert til et annet transportmiddel slik at viktige møter ikke blir avlyst.
Når det gjelder internasjonale reiser, må konsulenten være godt kjent med spesifikke lokale skikker og lovpålagte reisedokumenter. Konsulenter skal være klar over alle pass- og visumlover slik at alle reisende ansatte har en strømlinjeformet tur mellom land. Enkelte regioner kan ha skikker som de fleste reisende ikke er klar over; konsulenten bør forklare støtende vilkår eller håndbevegelser til de reisende ansatte, slik at de ikke blir misforstått i en fremmed region. For eksempel kan "tommelen opp" håndbevegelsen bli sett på som krenkende i noen land.